5 tips til effektiv vagtplanlægning

5 tips til effektiv vagtplanlægning

Kæmper du med det evige puslespil om at få vagtplanen til at gå op? At holde styr på vagtbytte, fravær og timeantal kan være en endeløs opgave, som stjæler din tid fra mere rentable aktiviteter. Men med effektiv online vagtplanlægning kan du spare tid, penge og øge produktiviteten, fortæller Bent Dahl Jensen, projektleder hos TimePlan Software.

Inden Bent Dahl Jensen blev ansat hos TimePlan Software i 2013, arbejdede han selv inden for detail og produktion. Her knoklede han gennem mange år med at få manuelle vagtplaner til at gå op. Frustrationerne og udfordringer fra dengang har han siden draget nytte af i sit job som projektleder hos TimePlan Software.

”Jeg har kæmpet med at lave vagtplaner uden at have et online vagtplanlægningssystem. Så jeg kender behovet på mange måder,” siger Bent Dahl Jensen.

Effektiv vagtplanlægning giver overblik

Bent Dahl Jensen har set, hvordan uhensigtsmæssig planlægning og bemanding kan koste en virksomhed dyrt. Både i lønkroner, men også i bøder.

“Effektiv vagtplanlægning er nøglen til altid at have de rette medarbejdere på det rette sted på det rette tidspunkt,” siger han. “Med et online vagtplanlægningssystem som TimePlan ved du, hvornår du har behov for ekstra personale i butikken. Du kan nemt se, når alarmklokkerne ringer—og hvis du overskrider noget, som du bør reagere på. Det kan både være arbejdsregler, eller om budgettallene bliver overholdt. Du undgår tunge processer og uoverskuelige regneark, ved at samle alt ét sted. Og så sikrer du, at du altid har overblikket.”

Vagtplanlægning timeplan

5 tips til bedre og mere effektiv vagtplanlægning

Her får du Bent Dahl Jensen’s 5 bedste råd til at få mest ud af din vagtplanlægning:

1. Kend dine behov og din økonomi

For at opnå den optimale vagtplanlægning er det vigtigt, at du kender dine behov og din økonomi. Hvilke budgettimer og budgettal vil du gerne overholde? Find et benchmark, du kan holde den daglige drift op imod. Hvis du ikke har et benchmark, bliver det ’bare’ et spørgsmål om at lægge nogle vagter og timer ind uden at tænke over, hvad du har råd til og behov for.

2. Pas på dine medarbejdere

Har du overblik over, om du overholder din branches overenskomster og arbejdsmarkedsregler? Kører du på med timer, så du kan få vagtplanen til at gå op og arbejdsopgaverne dækket? Så er det en stensikker måde at udbrænde dine medarbejdere på og sikre, at de søger andre veje.

Med et effektivt online vagtplanlægningssystem, som automatisk tæller timerne sammen, bliver du advaret, hvis du bryder en regel. TimePlan sørger for, at du altid har de rette medarbejdere på det rette sted på det rette tidspunkt. Så kan du både passe din butik optimalt og passe på dine medarbejdere.

3. Få de rette tal i det rette format

Med effektiv vagtplanlægning kan du udnytte arbejdstiden optimalt, fordi du ikke længere skal hente dine tal fra flere forskellige steder. Alle data er samlet ét sted i et format, hvor du ikke skal bearbejde det yderligere.

Du behøver ikke at spilde din tid på at rode rundt i flere forskellige regneark. Et online vagtplanlægningssystem giver dig det hele—helt automatisk. Du kan derfor bruge din tid på at udvikle og vækste din virksomhed.

4. Vær åben og hjælp dine medarbejdere

Dine medarbejdere har behov for fleksibilitet og overskuelighed i deres hverdag. Det skal være nemt at se vagtplanen—når som helst, hvor som helst. Nemt at se saldo over ferie, afspadseringer, feriefridage og lignende. Nemt at bytte vagter og kommunikere med kollegaer. Med TimePlan WebApp har dine medarbejdere altid et opdateret overblik over timer lige ved hånden.

Bonus: Du behøver ikke bruge tid på at finde frem til svarene, når alle dine medarbejdere kommer og spørger. Så derfor kommer de ikke og forstyrrer dig eller administrationen med disse spørgsmål, og jeres tid bliver dermed ikke forstyrret.

5. Du skal lære – og blive dygtigere til i morgen

Med effektiv online vagtplanlægning har du altid det finansielle overblik. Hver dag, når dagen er omme og godkendt, har du et overblik. Uanset hvor i virksomheden, du sidder, kan du hive de nødvendige data ud og bruge dem til at optimere til i morgen. Udnyt dit system fuldt ud til at spare tid, penge og øge produktiviteten.

Spar arbejdstimer og lønomkostninger med TimePlan

TimePlan Software har i mere end 25 år hjulpet flere end 700 virksomheder på tværs af brancher med effektiv vagtplanlægning, tidsregistrering og HR-administration. Med TimePlan er det nemt at lave ændringer og træffe gode beslutninger omkring din personaleadministration.

“Den største fordel i TimePlan er programmets kompleksitet. Det er en ideel platform til at håndtere arbejdsmarkedsregler og lovgivninger rundt i verden,” siger Bent Dahl Jensen.

“TimePlan giver dig værktøjer til at skabe og administrere din arbejdsstyrke, så du altid får optimalt udbytte.”

Bent TimePlan
TimePlan og ProLøn holder styr på medarbejdere, vagtplaner og løn

TimePlan og ProLøn holder styr på medarbejdere, vagtplaner og løn

“Vi sparer mange kroner i administration ved at have et system, der går 360 grader rundt. Vagtplaner, ansættelser, timer og lønkørsel er følsomme emner, og det holder TimePlan og ProLøn styr på.”

Sådan lyder det fra Michael B. Nielsen, en af de to direktører for Djurs Sommerland i Nimtofte. Han overtog Nordens største sommerland sammen med sin bror Henrik efter deres far i 1996, og dengang blev alle vagtplaner for de cirka 200 medarbejdere lavet i Excel-regneark.

“Det kunne vi ikke styre. Vi havde brug for et visuelt billede af hvem, der var på arbejde, og hvad det kostede,” fortæller Michael B. Nielsen.

Designet efter vores behov

I 2001 valgte Djurs Sommerland vagtplanlægningssystemet TimePlan, og i samme moment kom ProLøn på banen. Lønsystemet skulle matche TimePlans opbygning med opdeling på afdelinger, og der skulle være direkte integration, så man fra start kun havde én database.

“Jeg oplevede stor fleksibilitet og høj service fra både TimePlan og ProLøn. Setuppet blev designet efter vores behov, og integrationen mellem de to systemer har kørt fra dag ét,” siger Michael B Nielsen.

De seneste 20 år har TimePlan og ProLøn holdt styr på medarbejdere, vagtplaner og løn for Djurs Sommerland, som i dag har 650 medarbejdere. Michael B. Nielsen er kendt for sit engagement og hands on – tilgang til den daglige drift og personaleledelse, og i 2010 blev han kåret som Danmarks Bedste Boss af TV2s dommerpanel.

Overblik i hverdagen

“TimePlan og ProLøn optimerer vores administrationsbyrde og giver os overblik i hverdagen. Vi har én medarbejder, som laver løn til 650 medarbejdere, og vi kan lave lønbudgetter i TimePlan og sammenholde dem med de faktiske tal,” fortæller Michael B. Nielsen.

Han fremhæver, at digitaliseringen og automatiseringen af TimePlan og ProLøn gennem årene har gjort personaleadministrationen i hverdagen sikker og “ekstrem nem”.

“Vi bruger de samme vagtplanskabeloner år efter år i TimePlan og justerer dem ud fra helligdage og besøgstal. 85 % af vores medarbejdere kommer igen hver sæson, og de kan forny deres ansættelseskontrakter på få sekunder med Digital Signatur i TimePlan.”

Vagter til salg på mobilen

Når Djurs Sommerland frigiver vagtplaner, kan medarbejderne se deres vagter i TimePlans WebApp på smartphones og tablets.

“Medarbejderne kan selv sætte vagter til salg på mobilen, og de kan også byde ind på ledige vagter og sende beskeder til hinanden. Vi sparer ekstremt meget tid i administrationen, og vi kan lettere kommunikere med medarbejderne,” fortæller Michael B. Nielsen.

Han forklarer, at når en medarbejder møder ind for at tage en vagt i DrageKongen rutsjebanen, stempler de ind og ud via en TimePlan terminal i informationen. TimePlan registrerer alle timer, ligesom systemet også tager højde for overenskomster, tillæg, ferie og fravær. Hver 14. dag godkendes tidsstemplingerne af en afdelingsleder hos Djurs Sommerland, og bogholderiet foretager et sidste tjek i TimePlan, inden timerne sendes til lønkørsel i ProLøn med ganske få klik.

Deltag i webinar – Nyheder i TimePlan

Deltag i webinar – Nyheder i TimePlan

Tirsdag den 22. juni 2021 kl. 10:00 – 10:45

Vær med, når TimePlan Softwares seniorkonsulenter Rasmus Vestergaard og Henrik B. Larsen præsenterer de seneste nyheder i TimePlan version 7.25:

– Kontoradministration
Børneomsorgsdage 

– TimePlan Web App
Udregning af kilometerafstand med Google Maps
Indstilling af default sprog

– Tips og tricks
Gode erfaringer fra TimePlans konsulenter

Gratis deltagelse.

Nyt jobopslag: Teknisk Supporter til TimePlan

Nyt jobopslag: Teknisk Supporter til TimePlan

Vi søger en dygtig teknisk supporter til vores faste supportteam på hovedkontoret i Aalborg SV.

Din primære arbejdsopgave vil være at varetage den daglige tekniske support i TimePlan Supportafdelingen. Herunder at servicere nye og eksisterende kunder, der anvender vores eget softwareprodukt TimePlan til vagtplanlægning, tidsregistrering og HR-administration.

TimePlan Supporten foregår online og telefonisk og er forbeholdt vores kunders superbrugere i TimePlan. Det betyder, at det altid er relevante supportspørgsmål, du modtager, og at du hurtigt får opbygget et kendskab til de forskellige kunder. Supporten er åben i dagtimerne i hverdagene.

TimePlan har været på markedet i mere end 25 år og for mange af vores kunder er softwareløsningen et helt essentielt værktøj i dagligdagen. Derfor er det afgørende, at supportteamet yder optimal service og undgår unødig ventetid.

Dine arbejdsområder vil være at:

  • Yde telefonisk og online applikationssupport til vores kunder fra TimePlan Softwares hovedkontor i Aalborg SV.
  • Undersøge problemer, som TimePlan-kunder rapporterer og som kræver teknisk indsigt (2nd level).
  • Varetage selvstændig dialog med kunden om problemet.
  • Genskabe, verificere og oprette fejlsager i TimePlans fejlrapporteringssystem (JIRA).
  • Prioritere kundernes åbne fejlsager.
  • Rapportere status på alle fejlsager hos kunderne til den supportansvarlige chef.
  • Deltage i oncall-turnusordning.

Vi forestiller os at du:

  • Har erfaring med teknisk support og kundehåndtering.
  • Har generel erfaring med IT – specielt indenfor Windows servermiljø.
  • Har erfaring med SQL samt MS SQL-database.
  • Har erfaring med drift af Windows og IIS server.
  • Har en stærk analytisk sans og tilgang til problemhåndtering.
  • Har kendskab til programmering (gerne Delphi) er et stort plus – skal som minimum kunne lave simple scripts.
  • For eksempel er en tidligere softwareudvikler, som brænder for at håndtere driftsmæssige problemer.
  • Er serviceminded og har gode samarbejdsevner.
  • Kan arbejde selvstændigt og overholde deadlines.
  • Er energisk og engageret i dit arbejde.
  • Behersker dansk og engelsk i skrift og tale.

Vi tilbyder dig:

  • Meningsfulde og udfordrende opgaver, hvor du kan udvikle dig både fagligt og personligt.
  • Grundig oplæring og mulighed for sparring med kompetente og erfarne kolleger, hvor flere har arbejdet med TimePlan i adskillige år.
  • Et fantastisk kollegialt sammenhold med familievenlige, sociale arrangementer.
  • En dynamisk hverdag, hvor ikke to dage er ens og hvor du selv kan præge dine rammer og din fremtid.
  • Fast ansættelsesforhold på fuld tid på vores hovedkontor i Aalborg SV.
  • Ansættelse i et velkonsolideret softwarefirma med AAA Guldrating og mere end 25 års erfaring.

Vil du vide mere om stillingen, er du velkommen til at ringe til HR konsulent Louise Rønn Svane på tlf. 98 40 20 20 eller teamleder Iben Friis Larsen på tlf. 98 40 20 20.

Læs mere om TimePlan på www.timeplan-software.com.

Er du interesseret i stillingen, så send straks din ansøgning, hvor du beskriver, hvorfor du passer ind i rollen som teknisk supporter til TimePlan.

Ansøg her

Ny jobmulighed: Software testudvikler hos TimePlan

Ny jobmulighed: Software testudvikler hos TimePlan

Vil du være en del af holdet, der skal fastholde TimePlan som Danmarks førende branchesoftware?

Vi søger en erfaren software testudvikler til vores udviklingsafdeling på hovedkontoret i Aalborg SV.

Dine primære arbejdsopgaver vil være udvikling af et automatiseret testsystem, implementering af testcases, fejlfinding og test af vores eget softwareprodukt TimePlan.

TimePlan benyttes af en lang række detail- og servicevirksomheder i Danmark og udlandet til vagtplanlægning, tidsregistrering og HR-administration.

Du bliver en del af en spændende og dynamisk udviklingsafdeling, hvor mange af vores udviklere og øvrige medarbejdere har arbejdet med TimePlan i adskillige år.

Dine arbejdsområder vil være:

  • Analyse og design af en automatiseret testplatform.
  • Udvikling af en automatiseret testplatform.
  • Udvikling af testcases til sikring af performance og stabilitet.
  • Vedligeholdelse af testmiljø og systemer.
  • Ansvarlig for udførsel af test i forbindelse med SW releases.
  • Fejlfinding og oprettelse af fejlsager.
  • Dokumentation og kvalitetskontrol.

Vi forestiller os at du:

  • Har erfaring med design, udvikling og kvalitetssikring af testsystemer.
  • Har erfaring med udvikling af testcases.
  • Har kendskab til TestComplete eller lignende testsystemer.
  • Har uddannelse inden for testudvikling eller softwareudvikling.
  • Behersker dansk og engelsk i skrift og tale.
  • Har kendskab til SQL server.
  • Kendskab til Windows server miljø.

Som person er du:

  • Struktureret og selvstændigt.
  • Omhyggelig og detaljeorienteret.
  • God til at overholde deadlines og har evnen til at afslutte.
  • Rolig og kan holde hovedet koldt i pressede situationer.
  • Fuld af godt humør og har en positiv tilgang til arbejdet og samarbejdet med kollegaer.

Vi tilbyder dig:

  • Meningsfulde og udfordrende opgaver, hvor du kan udvikle dig både fagligt og personligt.
  • Mulighed for at gøre en forskel gennem kvalitetssikring af TimePlan.
  • Mulighed for sparring med kompetente og erfarne kolleger.
  • Et fantastisk kollegialt sammenhold med familievenlige, sociale arrangementer.
  • En dynamisk hverdag, hvor ikke to dage er ens og hvor du selv kan præge dine rammer.
  • Fast ansættelsesforhold på fuld tid på vores hovedkontor i Aalborg SV.
  • Ansættelse i et velkonsolideret softwarefirma med AAA Guldrating og mere end 25 års erfaring.

Vil du vide mere om stillingen er du velkommen til at kontakte HR konsulent Louise Rønn Svane, lr@timeplan-software.com, tlf. 98 40 20 20.

Er du interesseret i stillingen, så send straks din ansøgning, hvor du beskriver, hvorfor du passer ind i rollen som software testudvikler til TimePlan. Indsend ansøgning med CV og relevante bilag her.

Tid til noget nyt – Interview med TimePlans grundlægger

Tid til noget nyt – Interview med TimePlans grundlægger

Da stifter, direktør og bestyrelsesformand for TimePlan, Henrik Baasch, mistede arbejds­glæden og dagene begyndte at blive lange, indså han hurtigt, at nye kræfter måtte tage over.

Tekst: Gry Koefoed. Foto: Lars Just. Oprindeligt udgivet i Talk, Nordea

“Faktisk er jeg Amagerdreng,” siger Henrik Baasch med et grin, og en dialekt, der er svær at tyde, men som dog langt fra lyder ’amarkansk’.

Det er også 40 år siden, Henrik Baasch forlod hovedstaden og begav sig til Nordjylland med sin daværende hustru og en bankuddannelse i rygsækken.

Her begyndte han efter eget udsagn sine ti mest spændende og udfordrende arbejdsår, da han startede som sælger og endte som koncerndirektør i en lille lokal virksomhed, der i perioden voksede sig stor og blev opkøbt af et amerikansk firma.

“Det betød så også, at jeg skulle ud at finde nye veje,” siger Henrik Baasch.

Sammen med sin bror startede han en virksomhed, der leverede økonomi- og lønsystemer. Det var også her, grundstenen til det, der skulle blive TimePlan opstod, da en ven kom og bad om hjælp til et program, der kunne lægge timeplaner for hans ansatte.

Da Henrik Baasch og hans bror kort tid efter besluttede at splitte virksomheden op, stiftede han TimePlan.

Nordjysk tempo

Det er i dag 25 år siden, og i dag leverer de personaleadministration til 400 virksomheder i mere end 25 lande.

Selv om TimePlan i dag har vokset sig stor, er det gået i et stille og roligt nordjysk tempo.

“Vi blev flere gange tilbudt finansiering og økonomi, men det har jeg sagt nej til,” siger han og tilføjer:

“Vi tjener vores egne penge og bruger dem, vi tjener. Vi skulle ikke ud at ekspandere for lånte penge.”

En strategi, de fleste med kendskab til mentaliteten på Amager, nok vil undre sig over. Selv tilskriver han sin økonomiske snusfornuft til læretiden i banken i København.

“Jeg har simpelthen set for mange skæbner, der skyldte for mange penge væk, og brugte dem før, de var tjent,” fortæller han.

Med disse skæbner i erindringen, satte han sig allerede tidligt i sit arbejdsliv det mål, at når han blev 40, skulle han ikke have noget gæld, og når han blev 50, skulle han være økonomisk uafhængig.

Svaret på spørgsmålet om, hvorvidt det er lykkedes ham, vidner om årene i Nordjylland.

“Det er lykkedes helt fint,” svarer Henrik Baasch roligt.

 

Henrik Baa

Vokset fra hinanden

Med TimePlans ekspansion skete der for Henrik Baasch det uventede, at den virksomhed, han havde stiftet 24 år tidligere, var vokset fra ham.

“Det har været en slags familievirksomhed, hvor jeg kendte samtlige medarbejdere, og deres familier, og jeg vidste hvornår, deres børn havde fødselsdag, men efterhånden som vi er vokset mere og mere, kan den der tætte kontakt ikke lade sig gøre.”

Netop det nære har været en af de vigtigste drivkræfter for Henrik Baasch.

“Jeg har meget fokus på de tre ord: hjerne, hænder og hjerte. Hvis de tre ikke spiller sammen, og der er 100 procent energi, kan du ikke yde det, du skal.”

To scenarier

Da det i slutningen af 2018 begyndte at stå klart for Henrik Baasch, at den arbejdsglæde, han altid har haft, pludselig var forsvundet, om end kærligheden til den virksomhed, han havde skabt og ledet i 25 år, bestod, begyndte han at spekulere over to mulige fremtidsscenarier.

“Jeg indså, at det var en nødvendighed for virksomhedens fremtid, at jeg ikke var den, der sad ved roret længere, men jeg kunne ikke rigtig finde ud af, om jeg skulle sælge eller finde en ny direktør,” fortæller han.

Han besluttede sig for, at han ikke var færdig med at se virksomheden vokse, så der skulle findes en ny direktør, og han ville blive siddende som bestyrelsesformand. Den rigtige profil til jobbet kendte Henrik Baasch allerede, og det er nu over et år siden, han gav stafetten videre til Rex A. Clausager.

“I begyndelsen var det svært at give slip, og det har ikke kunnet undgås, at der skulle slibes nogle kanter på tandhjulene.”

I dag er Henrik Baasch stadig glad for sin beslutning, og han er glad for, hvordan virksomheden bliver drevet videre.

En ting kæmper han dog stadig med, siden han fratrådte som direktør i TimePlan.

“Jeg skal finde ud af, hvordan min tid skal bruges,” griner han.

Til trods for planen om at tage den lidt med ro i en periode, har han allerede gang i en række projekter, men modsat tidligere, er de ikke alle sammen arbejdsrelaterede.

“I morgen skal jeg passe mit barnebarn, og det er dejligt, at der er tid til det nu.”