Detailhandel

Detailhandel

Vagtplanlægning & personaleledelse
for detailhandlen

Nem vagtplanlægning og personaleledelse for internationale detailhandlere

TimePlan hjælper detailvirksomheder i mere end 25 lande med at lægge vagtplaner, registrere arbejdstimer, lave lønbudgetter, analyser og HR–administration.

Butikker er ofte åbne om aftenen og i weekenden. TimePlan hjælper med at holde styr på arbejdstimerne og sikrer, at medarbejderne får de tillæg, de har krav på. TimePlan sikrer også, at den enkelte medarbejder ikke får unødigt overarbejde eller færre timer end det, der står i ansættelseskontrakten.

Med TimePlan får du en intuitiv og brugervenlig Web App

Magasin Du Nord får overblik med TimePlan

“Vi valgte TimePlan fordi det giver vores afdelingsledere en nem og overskuelig måde at se deres lønomkostninger på. Det bliver de holdt op imod i forhold til deres budgetter.”

Hanne Bjorholm
Magasin Du Nord
Kunde siden 2006

POWER sætter vagter til salg på mobilen

For elektronikkæden POWER er TimePlan en integreret del af ekspansionsstrategien i Danmark. Operational manager Mads Stenger benytter funktionen Digital Signatur til at underskrive nye medarbejderkontrakter, og han viser TimePlans Web App frem til intromøderne i de nye POWER varehuse.

POWER A/S er i hastig vækst. Syv nye varehuse åbner i Danmark det næste år, heriblandt i Viby, Holstebro og Sønderborg. Operational manager Mads Stenger har benyttet TimePlan siden 2013 hos Expert, og da han var med til at starte POWER op i 2015, blev TimePlan en naturlig del af setuppet for de første fem varehuse.

POWER skriver medarbejderkontrakter under med Digital Signatur i TimePlan
Mads Stenger fra POWER er glad for TimePlans brugervenlighed og fleksibilitet omkring vagtplanlægning

Autoplan og fleksibilitet

Nu bliver TimePlan en del af de syv nye varehuse, og Mads Stenger glæder sig især til Autoplan, der giver varehuscheferne mulighed for automatisk vagtplanlægning og tidsbesparelser i hverdagen. POWER har lige nu 700 medarbejdere og planlægger at ansætte yderligere 400 indenfor det næste år.

“Det, vi især er glade for ved TimePlan, er, at programmet er intuitivt, og at vores medarbejdere forstår det fra start. TimePlan har også utrolig stor fleksibilitet. Du kan køre en enkelt basisplan eller sidde og nørde med detaljerede lønbudgetter og rapporter,” siger Mads Stenger.

Vagter til salg på Web App’en

Mads Stenger er også begejstret for den nye TimePlan Web App.

“Vi viser vores medarbejdere Web App’en til vores introdage og får den sat op på deres smart phones. For os er det vigtigt at fastholde de unge med gode softwareprogrammer. 60 % af vores medarbejdere er timeansatte. Det er en stor hjælp for os at kunne sætte vagter ”til salg” på app’en og lade medarbejderne selv byde ind. Det sparer os en masse tid, opkald, SMSer og Excel ark,” lyder det fra Mads Stenger.

Hos POWER bytter medarbejderne vagter via TimePlans Web App og kan skrive beskeder til hinanden

Automatisk vagtplanlægning

Autoplan modulet lægger vagtplanen for dig, så du får mere tid til kunder og medarbejdere.

Advarsler

TimePlan advarer eller stopper dig, hvis overenskomster og lokale arbejdsmarkedsregler bliver overtrådt, når du lægger vagtplan.

Overblik

TimePlan giver dig et opdateret overblik over din bemanding. Du undgår under- og overbemanding og sparer hermed timer og lønkroner.

Optimering

TimePlan har et enkelt og intuitivt brugerinterface, som optimerer din planlægnings-proces. Alle data er samlet ét sted.

Virksomheder i flere end 25 lande anvender TimePlan

Timeplan Kunder

© Copyright 1995–
All Rights Reserved

CVR 25281462

Produktion og industri

Produktion og industri

Vagtplanlægning til produktion
og industri

Online vagtplanlægning for produktion- og industrivirksomheder

Virksomheder indenfor den maritime sektor, alternativ energi, genbrug og biotek har alle behov for pålideligt og målbart software til at lægge vagtplaner, holde styr på medarbejdertimer, ansættelsesdokumenter, HR anliggender, m.m.

Derfor benytter flere og flere af disse produktion- og industrivirksomheder TimePlan til at planlægge vagter, holde styr på arbejdstimer og fravær, HR-administration, m.m.

Hold styr på vagtplanlægningen med TimePlans Web App
Opdel dine projekter i opgaver og lad medarbejderne stemple ind på hver opgave i TimePlan

Tilknyt medarbejdere til projekter

Specifikt indenfor produktions- og industribranchen oplever vi hos TImePlan Software A/S et behov for mere end bare ind- og udstemplinger. Dette løses via TimePlans projektmodul.

Projektmodulet giver dig mulighed for at lægge opgaver ud til en medarbejder eller en gruppe. Hvis der er behov for, at medarbejderen skal have særlige kompentencer for at løse en opgave, kan dette lægges ind i opgaven.

Derefter registrerer mearbejderen sin arbejdstid, for eksempel tre timer på en opgave og fire timer på en anden. TimePlans projektmodul kan også integrere til tredjeparts ordresystemer og økonomisystemer.

Projektmodulet er et ekstra led i den almindelige TimePlan vagtplanlægning, hvor du kan gå i detaljer med, hvor lang tid der bruges på en opgave og hvad den koster i løntimer.

Væk med pen og papir hos Hytek A/S

TimePlan har optimeret de interne arbejdsprocesser og givet Hytek A/S i Nordjylland et øget fokus på marine- og industrimarkederne. De gamle arbejdsgange er nu erstattet af TimePlan, der gør den daglige styring langt mere effektiv.

Indtil for nylig blev der brugt pen, papir og et whiteboard til at holde styr på arbejdsopgaver og de timelønnede medarbejdere hos Hytek A/S i Sindal og Frederikshavn. Virksomheden leverer kunde-specifikke totalløsninger inden for hydraulik og mekanik i både ind- og udland.

Tom Samson (til venstre) viser Henrik Dam, konsulent Hjørring Erhvervscenter og Allan Hejslet, projektleder i MARCOD TimePlan i brug.

Tom Samson viser Henrik Dam, konsulent Hjørring Erhvervscenter og Allan Hejslet, projektleder i MARCOD TimePlan i brug.
Hyteks produktivitet er blevet optimeret, da de nu har fået større overblik over deres forskellige projekter og medarbejdere via TimePlan

TimePlan optimerer vores produktivitet

“TimePlan giver os et opdateret realbillede af, hvilke projekter vores medarbejdere arbejder med lige nu. Vi kan sidde hvor som helst i verden og følge med. TimePlan viser os, hvilke kompetencer vores medarbejdere har i forhold til certificeringer og godkendelser. Vi kan sende de rigtige folk afsted til de rette opgaver og lynhurtigt omprioritere,” fortæller Tom Samson, driftsdirektør for Hytek A/S.

Moderniseringen af Hytek A/S’ it-system med TimePlan betragtes af Allan Hejslet, projektleder i MARCOD for Det Maritime Vækstprogram, som “en optimal plan for at få det bedste udbytte ud af de nye markedsmuligheder.”

Virksomheder i flere end 25 lande anvender TimePlan

”Jeg er meget visuelt anlagt og med TimePlan kan jeg sætte alting i kasser og farver. Alle medarbejdere bliver vist på ét stort skærmbillede. TimePlan sørger for, at de får de timer, de skal have over en seks-ugers periode.”

Robert Bruun Mariager

Driftskoordinator

ARC Genbrugsstationer

Kunde siden 2003

© Copyright 1995–
All Rights Reserved

CVR 25281462

Hotel og Restauration

Hotel og Restauration

Vagtplanlægning for hoteller,
catering og restauranter

Fleksibel vagtplanlægning for førende hotelkæder og restauranter

Store hotelkæder, cateringvirksomheder og restauranter på tværs af Europa bruger TimePlan til vagtplanlægning, tidsregistrering og HR-administration.

Afdelingsledere som f.eks. restaurantchefer og rengøringsledere har fuld kontrol over deres område i TimePlan.

Planlæggere kan lægge vagtplaner og lave prognoser for at optimere deres bemanding. Receptionister, cateringmedarbejdere og rengøringspersonale kan stemple ind og ud af TimePlan for at registrere deres arbejdstider og tjekke deres vagtplan og beskeder på deres smartphones.

Medarbejderne kan at stemple ind og ud af TimePlan direkte fra deres smartphones
HR-afdelingen kan nemt holde styr på kontrakter, medarbejderudvikling, noter og meget mere i TimePlan

Data til lønafdelingen – helt automatisk

HR-personalet kan holde styr på medarbejderdokumenter, kontrakter, overenskomster og medarbejderudvikling – alt sammen i TimePlan.

TimePlan forsyner automatisk lønafdelingen med løndata baseret på vagtplaner, registrerede timetal, fravær, overarbejde, osv.

TimePlan sikrer korrekt vagtplanlægning, tidsregistrering, præcise løndata, samt let personaleadministration for hotel- og restaurantledelsen, ligesom TimePlan hjælper til at give glade og tilfredse medarbejdere.

Scandic Hotels sparer tid og lønkroner med TimePlan

“TimePlan giver os et klart overblik, så vi nemt kan overholde vores overenskomster. Vi sparer arbejdstid og lønkroner hver dag.”

Anette Skjærris
Scandic Hotels
Kunde siden 2005

Scandic Hotels sparer tid og lønkroner med TimePlan

Scandic Hotels har siden 2005 brugt TimePlan til at holde styr på arbejdstid og data til løn for omkring 2.000 medarbejdere. Kæden har 230 hoteller fordelt ud over hele Norden, og TimePlan har sparet Scandic Hotels både tid og lønkroner.

“Vi har valgt TimePlan i Scandic, fordi programmet giver et hurtigt overblik, og fordi vi på en nem måde kan tjekke, at vi overholder vores hovedoverenskomst og alle vores lokalaftaler,” siger Annette Skjærris, lønbogholder hos Scandic Hotels.

Hun sidder til dagligt med over 200 overenskomster og lokalaftaler, og TimePlan kender dem alle. Programmet sørger for, at overenskomsterne overholdes for hver enkelt medarbejder og sørger også for online vagtplanlægning, tidsregistrering og HR – administration for hele Scandic kæden.

TimePlan Softwares Bent Dahl Jensen mødes med Peter Lackner, Rick Stobbe og Rasmus Steen som varetager driften af MOXY og Marriott Hotels
MOXY Hotel logo TimePlan

For mange eller for få timer

En af de mange afdelingsledere, som har glæde af TimePlan er Kim Knudsen, F&B Manager hos Scandic Kolding. Han tjekker dagligt, at medarbejdernes timetal passer.

“Jeg bruger TimePlan i mit daglige arbejde til at tjekke vagtplaner og se lønkronebudgetter. Jeg laver også vagtplaner og sammenligner de faktiske timer med mit lønkronebudget,” fortæller Kim Knudsen.

“I TimePlan kan jeg se hvor mange timer en medarbejder har haft på en uge eller en måned. Når tælleværket i TimePlan er gult, så har medarbejderen haft for lidt timer, er det grønt, så passer det og er det rødt, så har medarbejderen haft for mange timer.”

Tidsregistrering via terminaler

Men det er ikke kun ledelsen hos Scandic Hotels, som har fået en lettere hverdag efter TimePlan er kommet til. Også medarbejderne har stor gavn af online vagtplanlægning og tidsregistrering. Fysiske TimePlan terminaler hos Scandic Hotels registrer nemt, hvornår arbejdsdagen starter og slutter, og hver medarbejder har sit eget login.

“Rent praktisk så kommer jeg ind i døren, og så sidder vores TimePlan terminal lige ved siden af. Når jeg ser den, så stempler jeg ind og når jeg går, så stempler jeg ud,” fortæller Anne Dorthe Hjort, restaurantsupervisor hos Scandic Kolding.

MOXY Hotels anvender TimePlan som et ledelsesværktøj, der sikrer korrekt bemanding på alle hoteller og sparer både tid og lønkroner
MOXY Hotel logo TimePlan

Overblik over ferie og afspadsering

“Vi kan logge ind i vores TimePlan og se om, vi har afspadsering til gode. Før vi fik TimePlan, skulle vi ud til vores chef, og han skulle bladre alle papirerne igennem for at finde oplysningerne. Nu har vi det hele i TimePlan,” siger Anne Dorthe Hjort.

Scandics hovedkontor i Danmark administrerer hver måned løn til 2.000 ansatte. Annette Skjærris fortæller: “Os, der sidder i lønbogholderiet har i hvert fald fået en rigtig stor fordel ved, at vi er gået fra Excel ark til TimePlan. I Excel sad vi og tastede manuelt med stor risiko for fejl. Nu kan vi få alle data og timer eksporteret direkte over i vores lønsystem med få klik.”

Annette Skjærris er ikke i tvivl: “Siden vi fik TimePlan har vi sparet rigtig mange penge. Både i forhold til overenskomster og manpower.”

Virksomheder i flere end 25 lande anvender TimePlan

“Vi skiftede til TimePlan, fordi programmet giver os mere korrekte tal. TimePlan har mange flere funktioner end vores tidligere system og hjælper os til at drive en langt bedre forretning.”

Marlene Melstrup

COO

Sunset Boulevard

© Copyright 1995–
All Rights Reserved

CVR 25281462

Forlystelser og fritid

Forlystelser og fritid

Vagtplanlægning for
forlystelsesparker

Fleksibel vagtplanlægning af timeansatte og sæsonarbejdere

Mange af TimePlans kunder inden for forlystelses- og underholdningsbranchen ansætter sæsonarbejdere år efter år.

I TimePlan kan du genbruge tidligere års vagtplansskabeloner og benytte disse i forhold til nye medarbejdere. Dermed undgår du at skulle begynde forfra hvert år.

Med TimePlans Web App har medarbejderne altid adgang til vagtplanen
Alle timer og tillæg registreres korrekt, uanset hvilke hvilke arbejdsmarkedsregler medarbejderne arbejder under i TimePlan

Alle timer registreres korrekt

Forlystelsesparker er typisk åbne ud på aftenen og i weekenderne, hvor der gælder særlige arbejdsmarkedsregler for tillæg og overtid. TimePlan sikrer, at alle arbejdstimer er registreret korrekt via en sign-in terminal eller TimePlan Web App’en.

Medarbejderne kan udføre deres arbejde velvidende om, at alle timer bliver registreret og alle regler følges. Ledelsen sparer tid og besvær hver dag med let personaleadministration i TimePlan og automatisk overførsel af løndata til lønsystemet.

Resultatet er glade medarbejdere, et øget fokus på underholdning og oplevelser og mere tid til at servicere gæster.

TimePlan og ProLøn holder styr på medarbejdere, vagtplaner og løn

“Vi sparer mange kroner i administration ved at have et system, der går 360 grader rundt. Vagtplaner, ansættelser, timer og lønkørsel er følsomme emner, og det holder TimePlan og ProLøn styr på.”

Sådan lyder det fra Michael B. Nielsen, en af de to direktører for Djurs Sommerland i Nimtofte. Han overtog Nordens største sommerland sammen med sin bror Henrik efter deres far i 1996, og dengang blev alle vagtplaner for de cirka 200 medarbejdere lavet i Excel-regneark.

“Det kunne vi ikke styre. Vi havde brug for et visuelt billede af hvem, der var på arbejde, og hvad det kostede,” fortæller Michael B. Nielsen.

Rush Trampolinpark bruger TimePlans Web App og medarbejderne kan derfor se vagtplanen på deres smartphones
Hos Rush Trampolinpark kan medarbejderne selv bytte deres vagter via TimePlans Web App

Designet efter vores behov

I 2001 valgte Djurs Sommerland vagtplanlægningssystemet TimePlan, og i samme moment kom ProLøn på banen. Lønsystemet skulle matche TimePlans opbygning med opdeling på afdelinger, og der skulle være direkte integration, så man fra start kun havde én database.

“Jeg oplevede stor fleksibilitet og høj service fra både TimePlan og ProLøn. Setuppet blev designet efter vores behov, og integrationen mellem de to systemer har kørt fra dag ét,” siger Michael B Nielsen.

De seneste 17 år har TimePlan og ProLøn holdt styr på medarbejdere, vagtplaner og løn for Djurs Sommerland, som i dag har 650 medarbejdere. Michael B. Nielsen er kendt for sit engagement og hands on – tilgang til den daglige drift og personaleledelse, og i 2010 blev han kåret som Danmarks Bedste Boss af TV2s dommerpanel.

Overblik i hverdagen

“TimePlan og ProLøn optimerer vores administrationsbyrde og giver os overblik i hverdagen. Vi har én medarbejder, som laver løn til 650 medarbejdere, og vi kan lave lønbudgetter i TimePlan og sammenholde dem med de faktiske tal,” fortæller Michael B. Nielsen.

Han fremhæver, at digitaliseringen og automatiseringen af TimePlan og ProLøn gennem årene har gjort personaleadministrationen i hverdagen sikker og “ekstrem nem”.

“Vi bruger de samme vagtplanskabeloner år efter år i TimePlan og justerer dem ud fra helligdage og besøgstal. 85 % af vores medarbejdere kommer igen hver sæson, og de kan forny deres ansættelseskontrakter på få sekunder med Digital Signatur i TimePlan.”

Hos Rush Trampolinpark kan medarbejderne selv bytte deres vagter via TimePlans Web App
Medarbejderne hos Rush kan se deres vagtplan på mobilen og bytte vagter indbyrdes

Vagter til salg på mobilen

Når Djurs Sommerland frigiver vagtplaner, kan medarbejderne se deres vagter i TimePlans WebApp på smartphones og tablets.

“Medarbejderne kan selv sætte vagter til salg på mobilen, og de kan også byde ind på ledige vagter og sende beskeder til hinanden. Vi sparer ekstremt meget tid i administrationen, og vi kan lettere kommunikere med medarbejderne,” fortæller Michael B. Nielsen.

Han forklarer, at når en medarbejder møder ind for at tage en vagt i DrageKongen rutsjebanen, stempler de ind og ud via en TimePlan terminal i informationen. TimePlan registrerer alle timer, ligesom systemet også tager højde for overenskomster, tillæg, ferie og fravær. Hver 14. dag godkendes tidsstemplingerne af en afdelingsleder hos Djurs Sommerland, og bogholderiet foretager et sidste tjek i TimePlan, inden timerne sendes til lønkørsel i ProLøn med ganske få klik.

Virksomheder i flere end 25 lande anvender TimePlan

Theme park customers

”Med TimePlans Web App kan vi kommunikere ledige vagter ud til vores 20 biologi- og dyrelægestuderende, som hjælper som formidlere til særlige events i haven.”

Louise Nordbjerg Bach

Formidlingskoordinator

Copenhagen Zoo

Kunde siden 2007

© Copyright 1995–
All Rights Reserved

CVR 25281462

Transport

Transport

Vagtplanlægning for lufthavne, færger
og anden transport

Nem planlægning af frontline og personale i driften

At planlægge og holde styr på arbejdstimer i en lufthavn, på færgeoverfarter og i distributionsfirmaer kan være en stor udfordring, når man gerne vil imødekomme kundernes krav og forventninger. Alting foregår hurtigt i hverdagen.

Heldigvis har TimePlan gjort det let for transportudbydere på tværs af Europa, så de kan lægge vagtplaner online, holde styr på arbejdstimer og fremmøde og have adgang til vigtig analyser og administrationsværktøjer 24-7.

Hold styr på vagtplan, arbejdstimer og fremmøde med TimePlans Web App
TimePlan tager højde for overenskomster og lokale arbejdsmarkedsregler i lufthavne

Overenskomster og arbejdsmarkedsregler

Alle vagtplaner i TimePlan tager højde for overenskomster og lokale arbejdsmarkedsregler. Du får en advarsel eller en blokering, hvis du giver en medarbejder for få eller for mange arbejdstimer eller hvis du er ved at bryde en overenskomst eller lovgivning.

TimePlan hjælper dig også med at undgå at betale for unødigt overarbejde og holder styr på fravær, ferie og afspadsering.

Resultatet er en lettere arbejdsdag, tilfredse medarbejdere, reducerede lønomkostninger og bedre overblik for ledelsen i hverdagen.

Højt at flyve med H. C. Andersen og TimePlan

Når du drager afsted mod sydens sol ud af Hans Christian Andersens Airport (HCA) i Odense, er TimePlan med til at sikre, at lufthavnspersonalet står klar til at byde dig velkommen. HCA har nemlig benyttet TimePlan til at lægge vagtplaner og registrere medarbejdernes arbejdstider siden februar 2016.

“Vi hørte om TimePlan gennem Esbjerg Lufthavn og kunne forstå, at andre danske lufthavne bruger systemet,” siger Johnny Svensson, som er IT ansvarlig hos HCA. 

“Vi har nogle meget komplicerede overenskomster og vores medarbejdere arbejder på skæve tidspunkter alt efter flyafgangene. TimePlan beregner automatisk alle de nødvendige tillæg, og under “Funktioner” kan vi se, hvem der har hvilke arbejdsopgaver på hvilke afgange.”

TimePlan sikrer, at medarbejdernes forskellige overenskomster bliver overholdt hos HCA Airport
Johnny Svensson fra HCA Airport er glad for TimePlans vagtplanlægning, tidsregistrering og HR administration

Vagtplan på mobilen

HCAs medarbejdere registrerer deres arbejdstid i TimePlan via sign-in terminaler.

“Medarbejderne kan se deres vagtplan på deres mobiltelefon og bytte vagter i TimePlan. Det er især smart for dem, der ikke arbejder i lufthavnen i det daglige, men bliver kaldt herind i forbindelsen med flyafgangene,” siger Johnny Svensson.

Næste skridt for HCA bliver at sende data fra TimePlan direkte til det kommunale lønsystem, som HCA benytter. TimePlan integrerer med alle lønsystemer.

“Vi har haft meget kompetent vejledning fra TimePlan supporten gennem hele implementeringen. Vores opsætning er lidt specielt med de mange overenskomster, og supporten har altid været nem at få fat på og klar til at hjælpe,” lyder det fra Johnny Svensson.

Virksomheder i flere end 25 lande anvender TimePlan

Customers_transport

”Vores ansatte kan se deres vagtplaner på deres mobiltelefon og bytte vagter via TimePlan. Dette er en meget nyttig funktion for de medarbejdere, som ikke arbejder i lufthavnen hver dag og som bliver kaldt ind til at hjælpe med flyafgangene.”

Johnny Svensson

IT chef

Hans Christian Andersen Airport

© Copyright 1995–
All Rights Reserved

CVR 25281462