XL-Centerbyg Odense A/S indførte TimePlan tidsregistreringsystemet i slutningen af 2018. Ledelsen forventer allerede nu store tidsbesparelser, når der fremover laves arbejdsplaner og løn. Samtidig er fejlkilder minimeret til både lederes og medarbejderes tilfredshed.

Som så mange andre i byggevarebranchen har ledelsen hos XL-Centerbyg i Odense igennem årene håndteret forretningens arbejdstidsplaner, afspadseringskonti og ferieregnskab i et avanceret Excel-ark. Det har fungeret fint, men den manuelle håndtering af data er ikke bare tidskrævende for de involverede parter. De mange fejlkilder er også til at få øje på.

Digitalisering mindsker fejlkilder

– Det giver sig selv, at hver gang en ændring i arbejdstid, ferie eller andet skal tastes manuelt, opstår der en risiko for fejl og misforståelser, påpeger regnskabschef Leif H. Jensen, XL-Centerbyg. Men det er ikke kun for at minimere fejlkilder, at XL- Centerbyg har valgt at indføre TimePlan, fortæller regnskabschefen.

– For det første får vi med TimePlan samlet alle data omkring arbejdstid, overarbejde, afspadsering, ferieafholdelse etc. ét sted. Det giver generelt en mere effektiv og smidig administrationsproces end tidligere, hvor disse data lå forskellige steder. Dertil kommer, at håndteringen af dataene i forbindelse med udarbejdelsen af løngrundlaget kan foregå direkte i TimePlan, hvorfra vi fremover vil kunne sende en fil direkte til vores lønsystem. Dobbelt tastearbejde, som vi tidligere har set, bortfalder dermed, hvilket er en mærkbar effektivisering, understreger Leif H. Jensen.

Indbyggede advarselslamper hjælper i planlægningsfasen

Byggemarkedschef Kim Thomsen er enig i rosen af TimePlan. Han peger samtidig på, at systemet også hjælper på andre områder.

– TimePlan tænder en ”advarselslampe”, hvis f.eks. en medarbejders arbejdsplan ikke når op på de nødvendige 592 timer. Samtidig kan systemet vise grafer, der angiver, hvis en afdeling er overbemandet eller underbemandet i en periode eller hvor løntung en tidsperiode har været. Det betyder, at vi på sigt vil kunne sikre en endnu mere lønsom bemanding af forretningen i åbningstiden samt omkring særlige kampagner og højtider, fortæller Kim Thomsen.

Ifølge byggemarkedschefen sikrer TimePlan også automatisk fokus på overenskomsterne.

– Når alle overenskomster er lagt ind i TimePlan, kommer systemet op med påmindelser, hvis f.eks. en arbejdsplan eller en aftale om afspadsering ikke overholder gældende regler. Det betyder, at ledelsen ikke længere selv skal bruge tid på at sikre, at reglerne over- holdes til punkt og prikke, påpeger han.

Hurtigt overblik med app

Indtil videre er det kun regnskabschefen og byggemarkedschefen, der arbejder i TimePlan. Men fremover er det meningen, at de lukkeansvarlige skal have adgang til at opdatere arbejdstidsplanen, inden de går hjem hver aften.

– Når vi får den funktion implementeret, betyder det, at lederen taster dataene ind, mens de er i frisk erindring og at medarbejderen kan gå ind på TimePlan-app’en i bussen på vej hjem fra arbejde og tjekke, om hun er blevet noteret for den korrekte arbejdstid. Dermed får vi hurtigt konstateret, hvis der er fejl i registreringen, understreger Leif H. Jensen.

Kim Thomsen er enig, og oplyser samtidig, at medarbejderne er meget tilfredse med, at de i app’en til enhver tid kan hente et overblik over deres arbejdstid, saldo for ferie, ferie-fridage og afspadsering ét sted.

– En enkelt medarbejder er endda allerede begyndt at bede om ferie direkte via app’en. Det er smart, men alligevel noget, jeg lige skal vænne mig til, smiler byggemarkedschefen.

Effektiv proces gav hurtig opstart

Da XL-Centerbygs ledelse havde skrevet kontrakt med Kædekontoret om at komme på TimePlan, modtog regnskabschefen en drejebog for implementering af systemet.

– Drejebogen har været et meget effektivt værktøj for os i processen. Den beskriver således grundigt de opgaver, der skal løses før, under og efter implementeringsprocessen, oplyser Leif H. Jensen.

Derudover er regnskabschefen også meget tilfreds med den hjælp, han har fået fra Kædekontorets ekspert i TimePlan.

– HR-medarbejderen har flere gange i processen overtaget min skærm via TeamViewer og undervist mig i vores eget IT-miljø. Så selvom vi fysisk har siddet hhv. i Odense og Aarhus, har undervisningen været specifikt målrettet mine behov og ønsker. Faktisk har jeg svært ved at få øje på ulemper ved systemet og implementeringsprocessen, slutter Leif H. Jensen.

Når systemet er fuldt implementeret, vil XL-Centerbyg Odense A/S have ca. 30 medarbejdere i TimePlan.

Af Liselotte Christensen, XL-BYG.

Regnskabschef Leif H. Jensen (til venstre) og byggemarkedschef Kim Thomsen.

  • Please enter a number greater than or equal to 10.
  • Dette felt er til validering og bør ikke ændres.

Seneste nyheder fra TimePlan Software

Er du kommet godt ind i det nye ferieår?

Ferieåret 2019 – 2020 er netop afsluttet per 1. maj 2020, og hermed er miniferieåret trådt i kraft. Har du styr på overførsel af restferie og opsætning af det nye ferieår? Et ferieår er netop afsluttet, og måske har du nogle medarbejdere, som ikke har afholdt al deres ferie. Denne restferie har danske medarbejdere mulighed […]

Registrering af COVID-19 fravær i TimePlan

Som følge af situationen med coronavirus har den danske regering lanceret en ny hjælpepakke til erhvervslivet. Et af tiltagene i denne hjælpepakke er, at du som virksomhed kan få refusion fra dag ét, hvis dine medarbejdere er syge af coronavirus eller i karantæne. For at søge om refusion kræver det, at fravær relateret til COVID-19 […]

© Copyright 1995 - 2019, TimePlan Software, All Rights Reserved