„Mit TimePlan können wir jederzeit nachvollziehen, welche Pflegekraft zu welchem Zeitpunkt, welche Zuschläge erhalten hat – ebenso ist es bei der Erfassung von Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit und den Rückerstattungen. Wir sparen tagtäglich Zeit und haben die gesamte Dokumentation mit allen Daten zentral an einer Stelle gebündelt “

Das sind die Worte von Lilian Moberg Pedersens, tätig in der Personalbuchhaltung bei Aleris Hamlet Private Hospitals in Dänemark.

Seit 2011 arbeitet sie mit TimePlan, seither wird das Programm an sieben Standorten des Aleris Hamlet Private Hospitals und Aleris Care Dänemark zur Schichtplanung, Zeiterfassung und für das Personal-Management genutzt. Aleris Hamlet ist Dänemarks größtes privates Klinikum und beschäftigt 11.000 Ärzte, Pflege-, und Hilfskräfte in Skandinavien.

Auch in Deutschland sieht der Klinikalltag entsprechend aus, TimePlan unterstützt Sie hier ebenfalls in den täglichen Abläufen, erleichtert Ihnen die Schichtplanung, die Zeiterfassung und die Verwaltungsarbeit Ihrer Mitarbeiter.

Nachtzuschläge für Pflegepersonal

„Früher hatten wir viel Papier- und Schreibkram, wenn es um die Zeiterfassungsbögen der Pflegekräfte ging: ‚Wie viele Stunden haben sie gearbeitet? Zu welchen Tageszeiten? Wer hat welchen Anspruch auf welchen Nachtzuschlag?‘ Wir mußten umfangreiche Berechnungen anstellen – immer auf Papier – auch für unsere anderen Mitarbeiter. Und wir haben eine erhebliche Anzahl an Teilzeitkräften, berichtet Lilian Moberg Petersen.

Inzwischen behält TimePlan den Überblick über die Zeiterfassung aller Mitarbeiter Aleris Hamlet’s, die sich mit ihrer Mitarbeiternummer am Terminaldisplay ein- und ausstempeln.

“Eine präzise und korrekte Zeiterfassung ist hier wesentlich, da es die solide Basis zur Durchführung der Gehaltsabrechnung darstellt. TimePlan berechnet automatisch alle Zuschläge und benötigten Daten. Das System behält außerdem unsere Tarifvereinbarungen und arbeitsrechtlichen Regelungen im Blick und berücksichtigt die individuellen Funktionen und tariflichen Einstufungen, die jeder einzelne Mitarbeiter innehat,“ freu sich Lilian Moberg Pedersen.

Tarifliche Verträge und regionale Vereinbarungen sind in Dänemark, wie auch in Deutschland vielschichtig und erschweren die Personalplanung – TimePlan trägt dazu bei, den Überblick zu behalten und spart nebenher noch Zeit und damit Lohnkosten.

Zeit sparen in der Lohnbuchhaltung

Seit der Einführung von TimePlan konnte der Zeitaufwand bei administrativen Abläufen beachtlich reduziert werden, gleiches gilt für andere Bereiche des Klinikmanagements – die Belegschaft spart tagtäglich Zeit und Lohnkosten. Neue Mitarbeiter wurden eingestellt und auch hier unterstützte TimePlan in grundlegenden HR-Angelegenheiten.

„Wir haben in der Lohnbuchhaltung inzwischen deutlich Zeit eingespart, weil die handschriftlichen Berechnungen, basierend auf den einzelnen Stundennachweisen des Personals, nun wegfallen. Wir benötigen keine weiteren händischen Berechnungen für Abwesenheiten, Urlaube, Krankheiten oder Rückerstattungen.

Es ist außerdem eine große Erleichterung, dass Mitarbeiterverträge in TimePlan elektronisch hinterlegt sind, ebenso wie die Dokumentationen zu Abwesenheiten und dem beruflichen Werdegang jedes einzelnen Mitarbeiters – zentral und alles an Ort und Stelle, das spart Arbeitszeit. Manuelle Fehler reduzierten sich darüber hinaus signifikant,“ merkt Lilian Moberg Pedersen an.

Profitieren auch Sie von TimePlan in Ihrer Klinik durch Arbeitserleichterungen in Schichtplanung, Zeiterfassung und dem HR-Management!

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