Eine landesweite Privatklinik mit ca. 1.000 Mitarbeitern zu betreiben, erfordert effiziente Systeme für die Aufgaben im Alltag und die wachsenden Anforderungen an den Gesundheitssektor. Darauf hat man in Dänemarks größter Privatklinik, dem Aleris-Hamlet, reagiert und nutzt seit 2011 TimePlan zur Schichtplanung, Zeitregistrierung und Personalverwaltung.

Es herrscht kein Zweifel daran, dass Technologie in der Zukunft eine entscheidende Rolle spielen wird, wenn allen eine optimale Behandlung und Pflege zuteilwerden soll. Daher besteht ein erhöhter Fokus auf und ein steigendes Interesse an Workforce-Management-Lösungen im Gesundheitssektor.

Eine dieser Lösungen ist TimePlan. Eine dänisch produzierte Softwarelösung, die komplizierte und zeitaufwändige Aufgaben wie Schichtplanung, Zeitregistrierung und Personalverwaltung erleichtert und effektiviert. TimePlan gewährleistet den Patienten einen besseren Überblick und mehr Sicherheit und führt somit auch zu erhöhter Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter im Arbeitsalltag. Heute wird TimePlan von führenden Hotels, Einzelhandelsketten sowie Produktions- und Serviceunternehmen in weltweit über 25 Ländern verwendet. So auch im Aleris-Hamlet in Dänemark, das in sieben Kliniken ca. 1.000 Krankenschwestern, Ärzte und übriges Personal beschäftigt.

Schluss mit manuellen Berechnungen

Lillian Moberg Pedersen ist Buchhaltungsassistentin bei Aleris-Hamlet in Herning und arbeitet seit seiner Einführung im Jahr 2001 mit TimePlan. Sie erkennt deutliche Unterschiede zu früher:

”Damals haben wir viel manuell verwaltet, was die Stundenzettel der Krankenschwestern betrifft. Wann haben sie gearbeitet? Welche Nachtzuschläge mussten angerechnet werden? Wir haben die Berechnungen auf Papier erstellt. Das war sehr aufwändig, weil wir viele Mitarbeiter im Stundenlohn haben,” erzählt sie.

Heutzutage hat TimePlan die Papierarbeit abgelöst und sorgt für die Verwaltung der vielen Mitarbeiter von Aleris-Hamlet, wenn sie über die Terminalbildschirme ein- und wieder ausstempeln. Das bietet viele Vorteile, erzähl Lillian:

”Eine korrekte Zeitregistrierung ist für uns sehr wichtig, weil es die Grundlage für die Auszahlung des korrekten Gehalts an unsere Mitarbeiter darstellt. TimePlan berechnet alle Zuschläge und bereitet automatisch die Lohngrundlage vor. Auch Verträge und Tarifvereinbarungen werden berücksichtigt sowie welche Funktionen und nicht zuletzt welche Lohnstufe der jeweilige Mitarbeiter besitzt.”

Zeitersparnis in der Lohnabteilung

Bei Aleris-Hamlet ist ein Alltag ohne TimePlan kaum noch vorstellbar. Und einer der größten Gewinne der dänischen Workforce-Management-Lösung ist eben eine der größten Mangelwaren in unserem Leben. Nämlich Zeit. So hat Aleris-Hamlet seit der Einführung von TimePlan sowohl in der Verwaltung als auch in den Kliniken allgemein viel Zeit gespart. Das kann Lillian Moberg Pedersen bestätigen:

”In der Lohnabteilung haben wir Zeit gespart, weil wir die manuellen Berechnungen auf Grundlage von Stundenzetteln nicht mehr ausführen. Doch wir haben auch Zeit gespart, weil wir Abwesenheit, Urlaub, Krankheit u. ä. nicht mehr per Hand berechnen müssen – dafür sorgt TimePlan!”

Sie weist darauf hin, dass das Risiko manueller Fehler nach der Einführung von TimePlan wesentlich gesenkt worden ist. Und TimePlan ist auch ein hervorragendes Werkzeug in Bezug auf Abwesenheitsregistrierung, Urlaub, Krankheit und Erstattungen. Mit TimePlan ist es möglich, die gesamte Historik und sämtliche Daten an einem Ort zu lagern und das Programm gewährleistet auch den korrekten Umgang mit personenbezogenen Daten und die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung.

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