Julie von Netto: TimePlan ist wie eine Familie

Julie von Netto: TimePlan ist wie eine Familie

Julie Thomasen ist nicht nur seit fünf Jahren TimePlan-Koordinatorin bei der Supermarktkette Netto. Sie ist auch Mitglied der besonderen Einheit, die zwischen den Mitarbeitern von TimePlan Software und den TimePlan-Kunden entsteht, die gemeinsam dafür sorgt, dass die Software für alle Anwender reibungslos läuft.

“Für mich ist TimePlan wie eine Familie“, sagt Julie Thomasen in ihrem Büro bei Netto in Køge, Dänemark.

“Ich fühle mich immer willkommen, wenn ich wegen Kalenderverwaltung und Berichten anrufe. Die Support-Mitarbeiter nehmen sich Zeit, um mir Dinge zu erklären, sodass ich mich nicht dumm, sondern gut betreut fühle.“

2015 stieß Julie Thomasen zur Inhouse-Support-Abteilung von Netto, nachdem sie bei TimePlan in der ComputerCity gearbeitet hatte.

“Ich habe TimePlan aufgenommen wie ein Baby. Heute arbeite ich 37 Stunden pro Woche ausschließlich im Support von TimePlan für unsere eigenen Anwender.“

Ausgezeichneter Service

Netto ist seit dem Jahr 2000 Kunde von TimePlan. Heute beschäftigt die Supermarktkette mehr als 14.000 Mitarbeiter in über 500 Filialen in Dänemark.

TimePlan sorgt dafür, dass Filialleiter Schichten planen können, Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen und Dienstpläne auf ihrem Handy einsehen können und dass die Lohnbuchhaltung die notwendigen Daten für eine korrekte Abrechnung erhält.

Julie Thomasen schult Filialleiter und Bezirksleiter in TimePlan ein, liefert Berichte an die Netto-Zentrale und erstellt eigene Schulungsvideos für neue Anwender. Deshalb wendet sie sich oft an TimePlan Software.

“Die Reaktionszeit der Entwicklungsabteilung und des Supports ist unglaublich schnell. Ich rufe den Support an oder schreibe eine E-Mail an Flemming oder Finn und dann ist das Problem innerhalb weniger Minuten gelöst. Ausgezeichneter Service – auch zu außergewöhnlichen Zeiten.“

Anregung wurde in TimePlan umgesetzt

Netto ist Mitglied der ältesten Kundengruppe von TimePlan, Retail 1, die sich seit 2001 einmal im Jahr trifft. Bei den Treffen hat Julie Thomasen festgestellt, dass sie Einfluss auf die Entwicklung von TimePlan nehmen kann.

“Vor ein paar Jahren kam ich mit einem Vorschlag für ein neues Feature. Henrik, der Gründer von TimePlan, sah mich an und sagte: ,Das klingt clever.‘ Zwei Versionen später war mein Vorschlag schon Teil von TimePlan.“

Als Julie Thomasen das letzte Mal an einem Kundentreffen in der Zentrale in Aalborg teilnahm, traf sie sich auch persönlich mit der Support- und Entwicklungsabteilung von TimePlan.

“Da ich von TimePlan so begeistert bin, werde ich natürlich beim 25-jährigen Jubiläum dabei sein. Wir müssen unsere tolle Zusammenarbeit auf jeden Fall fortsetzen“, sagt Julie Thomasen.

Mit JYSK in Europa: TimePlan ist ein wichtiges Werkzeug

Mit JYSK in Europa: TimePlan ist ein wichtiges Werkzeug

Seit 20 Jahren arbeitet die dänische Einzelhandelskette JYSK in 19 europäischen Ländern mit TimePlan zusammen. Henrik Naundrup und Keld Marott sind vorangegangen und erklären, warum TimePlan ein wichtiges Werkzeug bei der internationalen Expansion von JYSK ist.

Alles begann mit Henrik Naundrup. Im Jahr 1998 war er als CFO von IKEA Dänemark eine der treibenden Kräfte bei der Auswahl von TimePlan als Ersatz für die manuelle Verwaltung von Arbeitszeiten.

“Als ich im Jahr 2000 zu JYSK kam, standen wir vor einer ähnlichen Herausforderung. Wir mussten ein System finden, das die Schichtplanung und Zeiterfassung nicht nur in Dänemark, sondern auch in Norwegen, Schweden, Finnland und Polen bewältigen konnte. Glücklicherweise entwickelte sich TimePlan in die Richtung, dass es alle diese Länder abdeckt“, so Henrik Naundrup, der heute Executive Vice President of Finance & IT bei JYSK ist.

Kennziffern über Länder hinweg

Seit fast 20 Jahren ist TimePlan ein integrierter Bestandteil des europäischen Prozesses, den JYSK als Standard-Set-up verwendet..

“Für uns war es von größter Bedeutung, in allen Märkten die gleichen IT-Systeme und Plattformen zu haben“, sagt Keld Marott, der 2003 zu JYSK kam und heute CIO ist.

“Mit TimePlan können wir wichtige Kennzahlen länderübergreifend vergleichen. Wie viele Stunden wir in jeder Filiale verbringen, wie hoch die Fluktuation und die Krankenstände unserer Mitarbeiter sind, TimePlan ermöglicht uns, unsere Personal- und Lohnkosten zu verwalten.”

Für JYSK ist TimePlan auch ein Werkzeug zur Sicherung der besten Arbeitsbedingungen.

“TimePlan stellt sicher, dass wir uns an die geltenden Regeln und Vereinbarungen halten. Dass unsere Mitarbeiter die Stunden und das Gehalt bekommen, die ihnen zustehen. Das ist nicht unbedingt in allen Ländern, in denen wir tätig sind, der Fall“, so Henrik Naundrup.

Jysk TimePlan

Niemals auf den Lorbeeren ausruhen

Heute hat JYSK über 15.000 Mitarbeiter in mehr als 1.300 Filialen in 19 Ländern, die von TimePlan erfasst werden. Im Frühjahr 2020 eröffnet die Handelskette ihre Tore in Russland, weitere Länder sollen folgen.

Aber auch wenn TimePlan bald sein 20-jähriges Bestehen bei JYSK feiert, ist keine Zeit, sich auf den Lorbeeren auszuruhen.

“Wir sind bei TimePlan geblieben, weil die Software tut, was sie tun muss. Wie unsere anderen IT-Systeme muss sich auch TimePlan weiterentwickeln, denn die Verbraucher verlangen schnelle und intuitive Apps. Unsere Mitarbeiter und Planer erwarten, dass sich TimePlan ständig weiterentwickelt“, sagt Keld Marott.

Vertreten Sie ein internationales Unternehmen? Oder ein Unternehmen, das eine Internationalisierung plant? TimePlan kann Ihnen mit vielen wichtigen Funktionen grenzüberschreitend helfen:

  • Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über Ihr Workforce Management in allen Filialen und Abteilungen
  • Personaleinsatz über Ländergrenzen hinweg verwalten
  • Lohnkosten über Ländergrenzen hinweg verwalten
  • Komplexe Arbeitsmarktregeln und Tarifverträge überprüfen

Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie TimePlan Ihnen helfen kann.

Respecting your time – TimePlan Jubiläumsbuch

Respecting your time – TimePlan Jubiläumsbuch

Vor 25 Jahren erblickte die erste Version von TimePlan das Licht der Welt.

Wir feiern dies u. a. mit der Veröffentlichung des Jubiläumsbuches “Respecting your time – 25 years with TimePlan”.

Im Buch erzählen TimePlans Kunden, Mitarbeiter und Kooperationspartner ihre Geschichten über Zeit, Technologie, Menschen, Geschäfte und Veränderungen in den vergangenen 25 Jahren.

Bestellen Sie noch heute Ihr persönliches Exemplar auf Dänisch oder Englisch, als Buch oder E-Book.

Das Buch wird zu TimePlans 25-jährigem Jubiläumsempfang am Freitag, dem 25. September 2020, offiziell vorgestellt.

Anniversary book
Über das Buch

TimePlan ist eine innovative Softwarelösung zur Schichtplanung, Zeiterfassung und Personalverwaltung.
Mehr als 700 Unternehmen in über 25 Ländern nutzen TimePlan und sparen so tagtäglich Arbeitszeit und Lohnkosten.

Die erste Version von TimePlan wurde 1995 in Dänemark von Firmengründer Henrik Baasch in enger Zusammenarbeit mit der Gewerkschaft HK, der Arbeitgeberorganisation Dansk Handel & Service und führenden Einzelhandelsunternehmen auf den Markt gebracht.

Heute zählen viele große internationale Unternehmen aus den Bereichen Einzelhandel, Hotel, Gastronomie, Erlebnisindustrie, Transport, Produktion, Pflegedienst, Finanzen, Industrie und Service zu TimePlans Kunden.

Dieses Buch feiert die ersten 25 Jahre mit TimePlan sowie nicht zuletzt die Menschen, die diese Lösung möglich gemacht haben: unsere Kunden, Mitarbeiter und Kooperationspartner.

Einladung: Jubiläumsempfang 25 Jahre TimePlan

Einladung: Jubiläumsempfang 25 Jahre TimePlan

Im März 2020 wollten wir eigentlich TimePlans 25-jähriges Jubiläum feiern. Doch aufgrund des Corona-Lockdowns haben wir unseren Jubiläumsempfang auf den folgenden Termin verschoben:

Freitag, 25. September 2020

Vor dem Hintergrund der geltenden Richtlinien und Empfehlungen zum jetzigen Zeitpunkt gehen wir davon aus, dass die Veranstaltung an diesem Tag stattfinden kann. Wir halten Sie selbstverständlich auf dem Laufenden.

Neben unserem Jubiläum feiern wir auch den Geschäftsführerwechsel: Henrik Baasch übergibt den Posten an Rex A. Clausager.

Wir freuen uns, unsere Kunden, Freunde und Kooperationspartner zu diesem Festtag bei der TimePlan Software A/S, Vandmanden 10C, Aalborg SV begrüßen zu dürfen.

Programm
Freitag, 25. september 2020

11:00 – 13:00 Uhr:
Mini-seminare über Autoplan, Web App und Future Lab.

13:00 – 16:00 Uhr:
Empfang mit Speisen und Getränken.

13:30 – 14:30 Uhr:
Mini-Konferenz mit Henrik Baasch und Rex A. Clausager:
– Historischer Rückblick auf TimePlan
– Geschäftsführerwechsel
– Veröffentlichung des Jubiläumsbuches

Gastrednerin Christiane Vejlø, Elektronista Media
– 5 Trends zum Arbetisplatz der Zukunft

Bitte beachten:Aus Planungsgründen möchte wir Sie bitten, sich schnellst möglich für die Mini-Seminare und/oder den Empfang anzumelden.

Wir freuen uns, unser 25-jähriges Jubiläum sowie den Geschäftsführerwechsel mit Ihnen zu feiern!

Granngården veranstaltet TimePlan-Workshops für Geschäftsleiter

Granngården veranstaltet TimePlan-Workshops für Geschäftsleiter

Die Geschäftsleiter der schwedischen Einzelhandelskette Granngården müssen die Nutzung von TimePlan noch besser beherrschen. Daher haben die Personalleiterin Maria Pressing und die regionale Vertriebsleiterin Mona Jansén vor Kurzem erste Workshops veranstaltet. Dabei ging es darum, wie TimePlan einen Überblick verschaffen und Zeit freimachen kann mit dem Ziel, mehr auf die Mitarbeiter und Kunden eingehen zu können.

Granngården nutzt TimePlan seit 2012 zur Schichtplanung und Zeitregistrierung in den 111 Geschäften der Kette in Schweden. Doch als Mona Jansén 2018 als regionale Vertriebsleiterin angestellt wurde, stellte sie fest, dass nicht alle Geschäfte TimePlan optimal zu nutzen wussten. Daher entwickelte sie gemeinsam mit Personalleiterin Maria Pressing (Foto oben) eine Reihe von Workshops für die Geschäftsleiter von Granngården. Die ersten haben nun in Stockholm für 111 Geschäftsleiter stattgefunden.

“Viele der Geschäftsleiter waren sich nicht im Klaren darüber, in welchem Umfang und wie sie TimePlan nutzen können,” erzählt Mona Jansén, die früher bereits bei einer schwedischen Elektronikkette und bei JYSK mit TimePlan gearbeitet hat.

“Einzelhandelsgeschäfte haben sich in den vergangenen sieben Jahren verändert, dasselbe gilt für die Mitarbeiter. Daher müssen wir unsere Nutzung von TimePlan auf unsere heutigen Bedürfnisse einstellen.”

Deshalb ist TimePlan wichtig

Für Personalleiterin Maria Pressing war es von entscheidender Bedeutung, ein Verständnis dafür zu vermitteln, weshalb TimePlan wichtig ist und die Geschäftsleiter danach in der optimalen Nutzung des Programms auszubilden.

“Beim ersten Workshop haben wir daher darauf Wert gelegt, was geschieht, wenn Stunden und Mitarbeiterdaten in TimePlan nicht aktualisiert werden. Wenn das System nicht korrekt verwendet wird, bedeutet das zusätzliche Arbeit für uns in der Lohnbuchhaltung,” sagt Maria Pressing.

Andere Schwerpunkte des Workshops waren Unkosten, Schlüsselzahlen und Berechtigungsprofile, so Mona Jansén.

“Wir haben gezeigt, wie man als Geschäftsleiter TimePlan als ein Management-Werkzeug nutzen kann, weil das Programm Daten über krankheitsbedingte Abwesenheit, Überstunden und Tendenzen in einem Geschäft bereitstellen kann. Ein Augenöffner war, dass TimePlan einen Großteil der Verwaltungsarbeit erledigen kann, wenn man als Geschäftsleiter das Programm immer aktualisiert. Das bedeutet, dass man weniger Zeit am Bildschirm und mehr Zeit gemeinsam mit Mitarbeitern und Kunden verbringen kann,” sagt Mona Jansén.

Weniger Schüchternheit

Beim Workshop präsentierte sich auch die Seniorberaterin von TimePlan Software, Anna Friborg, den Geschäftsleitern. Sie wurde von Granngården einige Tage pro Woche für die Ausführung des TimePlan Telefonsupports angeheuert und sie antwortet auch auf Anfragen per Mail.

“Mehrere der Geschäftsleiter haben Anna umarmt, als sie herausfanden, dass sie diejenige ist, mit der sie gesprochen hatten. Es ist von Vorteil, dass sie ursprünglich aus Schweden stammt und Schwedisch spricht. Jetzt nach dem Workshop ist bei den Geschäftsleitern weniger Schüchternheit vorhanden, wenn es darum geht, Hilfe anzufordern. Wir sind sehr froh über die Zusammenarbeit mit Anna,” erzählt Maria Pressing.

Ein bereits vorhandenes Werkzeug

Der nächste Schritt für Granngården ist ein weiterer Workshop im Dezember, bei dem Mona Jansén und Anna Friborg vertiefen möchten, wie die Geschäftsleiter spezifische Funktionen in TimePlan verwenden können. Heute hat Granngården knapp über 1.000 Mitarbeiter in TimePlan, die ihre Arbeitszeiten durch Ein- und Ausstempeln in den Sign-In-Terminals von TimePlan registrieren. Über die TimePlan Web App können die Mitarbeiter auch ihre Schichtpläne, Urlaub und Freizeitausgleich einsehen.

“TimePlan ist ein bei uns bereits vorhandenes Werkzeug, das wir nur noch nicht optimal genutzt haben. Das werden wir jetzt tun.”

Mona Jansén (rechts) mit einem der Geschäftsleiter von Granngården, der am TimePlan-Workshop, der von Mona Jansén veranstaltet wurde, teilgenommen hat.

Dank TimePlan keine Berechnungen per Hand bei Santander

Dank TimePlan keine Berechnungen per Hand bei Santander

“Wir haben TimePlan gewählt, weil das Programm ambitionierter ist als die Alternativen der Konkurrenz und weil es auch die Tarifvereinbarungen der Finanzgewerkschaft Finansforbundet unterstützt,” sagt Martin Wennerstrøm, HR Analyst bei der Santander Consumer Bank.

Martin Wennerstrøm (Foto) hat TimePlan 2013 bei der GE Moneybank eingeführt und das Programm auch in die Fusion mit der Santander Consumer Bank eingebracht.

Er freut sich darüber, dass TimePlan die Tarifvereinbarungen der Finanzgewerkschaft Finansforbundet einhält und den Arbeitsalltag der Mitarbeiter und der Leitung von Santander erleichtert.

Unterstützt Tarifvereinbarungen

“Bei der GE Moneybank war der Bedarf entstanden, die Schichtplanung online vorzunehmen und Excel mit Rücksicht auf eine erhöhte Komplexität und Audit Trail nicht mehr zu verwenden. Wir hatten drei Anbieter zur Auswahl und haben uns dann für TimePlan entschieden, weil das Programm ambitionierter ist als die Alternativen der Konkurrenz und weil es die Tarifvereinbarungen der Finanzgewerkschaft Finansforbundet unterstützt,” erzählt Martin Wennerstrøm.

Als Santander 2014 die GE Moneybank übernommen hat, wurde TimePlan ein Teil des neuen Setups, weil Santanders Modell der Arbeitszeitplanung auch auf Excel aufbaute.

Alle manuellen Fehler sind weg

“Wir haben TimePlan in verschiedenen Stadien der Fusion implementiert. Heute nutzen wir die Module für Schichtplanung, Zeitregistrierung mit Fingerabdruckleser, Abwesenheitsregistrierung, Krankheit, Urlaub u. v. m.,” erzählt Martin Wennerstrøm.

“Alle manuellen Berechnungen von Zuschlägen sind weg. So sparen wir viele Arbeitsstunden und viel Geld. Wir haben auch eingeführt, dass TimePlan automatisch einen Spesenbeitrag einzahlt, wenn ein Mitarbeiter abends arbeitet. Diese Fehlergrenze, die es noch in Excel gab, ist heute nicht mehr vorhanden.”