Die Geschäftsleiter der schwedischen Einzelhandelskette Granngården müssen die Nutzung von TimePlan noch besser beherrschen. Daher haben die Personalleiterin Maria Pressing und die regionale Vertriebsleiterin Mona Jansén vor Kurzem erste Workshops veranstaltet. Dabei ging es darum, wie TimePlan einen Überblick verschaffen und Zeit freimachen kann mit dem Ziel, mehr auf die Mitarbeiter und Kunden eingehen zu können.

Granngården nutzt TimePlan seit 2012 zur Schichtplanung und Zeitregistrierung in den 111 Geschäften der Kette in Schweden. Doch als Mona Jansén 2018 als regionale Vertriebsleiterin angestellt wurde, stellte sie fest, dass nicht alle Geschäfte TimePlan optimal zu nutzen wussten. Daher entwickelte sie gemeinsam mit Personalleiterin Maria Pressing (Foto oben) eine Reihe von Workshops für die Geschäftsleiter von Granngården. Die ersten haben nun in Stockholm für 111 Geschäftsleiter stattgefunden.

“Viele der Geschäftsleiter waren sich nicht im Klaren darüber, in welchem Umfang und wie sie TimePlan nutzen können,” erzählt Mona Jansén, die früher bereits bei einer schwedischen Elektronikkette und bei JYSK mit TimePlan gearbeitet hat.

“Einzelhandelsgeschäfte haben sich in den vergangenen sieben Jahren verändert, dasselbe gilt für die Mitarbeiter. Daher müssen wir unsere Nutzung von TimePlan auf unsere heutigen Bedürfnisse einstellen.”

Deshalb ist TimePlan wichtig

Für Personalleiterin Maria Pressing war es von entscheidender Bedeutung, ein Verständnis dafür zu vermitteln, weshalb TimePlan wichtig ist und die Geschäftsleiter danach in der optimalen Nutzung des Programms auszubilden.

“Beim ersten Workshop haben wir daher darauf Wert gelegt, was geschieht, wenn Stunden und Mitarbeiterdaten in TimePlan nicht aktualisiert werden. Wenn das System nicht korrekt verwendet wird, bedeutet das zusätzliche Arbeit für uns in der Lohnbuchhaltung,” sagt Maria Pressing.

Andere Schwerpunkte des Workshops waren Unkosten, Schlüsselzahlen und Berechtigungsprofile, so Mona Jansén.

“Wir haben gezeigt, wie man als Geschäftsleiter TimePlan als ein Management-Werkzeug nutzen kann, weil das Programm Daten über krankheitsbedingte Abwesenheit, Überstunden und Tendenzen in einem Geschäft bereitstellen kann. Ein Augenöffner war, dass TimePlan einen Großteil der Verwaltungsarbeit erledigen kann, wenn man als Geschäftsleiter das Programm immer aktualisiert. Das bedeutet, dass man weniger Zeit am Bildschirm und mehr Zeit gemeinsam mit Mitarbeitern und Kunden verbringen kann,” sagt Mona Jansén.

Weniger Schüchternheit

Beim Workshop präsentierte sich auch die Seniorberaterin von TimePlan Software, Anna Friborg, den Geschäftsleitern. Sie wurde von Granngården einige Tage pro Woche für die Ausführung des TimePlan Telefonsupports angeheuert und sie antwortet auch auf Anfragen per Mail.

“Mehrere der Geschäftsleiter haben Anna umarmt, als sie herausfanden, dass sie diejenige ist, mit der sie gesprochen hatten. Es ist von Vorteil, dass sie ursprünglich aus Schweden stammt und Schwedisch spricht. Jetzt nach dem Workshop ist bei den Geschäftsleitern weniger Schüchternheit vorhanden, wenn es darum geht, Hilfe anzufordern. Wir sind sehr froh über die Zusammenarbeit mit Anna,” erzählt Maria Pressing.

Ein bereits vorhandenes Werkzeug

Der nächste Schritt für Granngården ist ein weiterer Workshop im Dezember, bei dem Mona Jansén und Anna Friborg vertiefen möchten, wie die Geschäftsleiter spezifische Funktionen in TimePlan verwenden können. Heute hat Granngården knapp über 1.000 Mitarbeiter in TimePlan, die ihre Arbeitszeiten durch Ein- und Ausstempeln in den Sign-In-Terminals von TimePlan registrieren. Über die TimePlan Web App können die Mitarbeiter auch ihre Schichtpläne, Urlaub und Freizeitausgleich einsehen.

“TimePlan ist ein bei uns bereits vorhandenes Werkzeug, das wir nur noch nicht optimal genutzt haben. Das werden wir jetzt tun.”

Mona Jansén (rechts) mit einem der Geschäftsleiter von Granngården, der am TimePlan-Workshop, der von Mona Jansén veranstaltet wurde, teilgenommen hat.
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