Flexible Workforce

Management Plattform

Basis Modul

Basisplan

TimePlan’s Basis Modul bietet Ihnen eine Reihe von grundlegenden leistungsstarken Funktionen, welche Ihnen die Personaleinsatzplanung erleichtert.

Planung

Das tägliche “Werkzeug” zur detaillierten Schichtplanung – alles im Blick bezüglich Arbeitsstunden und Fehlzeiten.

Kalender

Planen Sie Schichten nach Ihren individuellen unternehmerischen Vorgaben – hinsichtlich ihrer je nach definierten Feiertagen, verkaufsoffenen Sonntagen oder anderen geplanten Projekten erforderlichen Personaldecke. Der stündliche Personalbedarf kann Ihnen – zum Abgleich – graphisch dargestellt werden, so dass Sie sich an der Personalbedarfskurve Ihres Unternehmens orientieren können – mit entsprechendem Raum für eigene Notizen.

Fehlzeiten, Urlaub und Erstattungen

Dies Modul erfasst die Arbeits-, die Fehlzeitstunden, wie auch den Urlaub für jeden Mitarbeiter und vermittelt Ihnen eine detaillierte Übersicht – ebenso hinsichtlich möglicher jeweils damit verbundener Erstattungen.

Tarifverträge

Verwaltung und Pflege Ihrer Vereinbarungen – der Tariflichen, wie auch der Angelehnten – gemäß Ihren eigenen Vorgaben.

Warnmeldungen

TimePlan behält für Sie beim Schichtenplanen alle arbeitsrechtlichen Bestimmungen und Vereinbarungen im Blick und blockt sofort ab bei Regelverletzungen. Sie vermeiden Konflikte und unnötige Kosten.

Mitarbeiter Stammdaten

Alle wichtigen Mitarbeiterinformationen, sowie alle Vertrags- und sonstige Vereinbarungsinformation über den jeweiligen Mitarbeiter werden hier verwaltet.

Abteilungen

Hier können Sie vorhandene Abteilungen oder Kostenstellen, ihrem Unternehmen gemäß, einrichten und Mitarbeiter mit den ihnen entsprechenden Abteilungen und Arbeitsstellen verknüpfen. Die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens ist hier deutlich zu erkennen.

Ergänzende Module

Autoplan

Das Autoplan Modul erzeugt – Zeit- und Lohnkosten sparend –  die Schichtpläne, basierend auf den jeweils zuvor in TimePlan eingetragenen Kriterien bzgl. Arbeitsbedingungen, Präferenzen, Funktionen und Personalbedarf. Autoplan validiert diese Informationen und empfiehlt Ihnen den kostenwirksamsten Schichtplan.

Funktionen

Mit dem Modul Funktionen ist es ein Einfaches, Aufgaben und Ressourcen zu planen und zu verteilen, gemäß der Stellenausschreibungen der Mitarbeiter im Unternehmen. TimePlan gewährleistet, dass immer die besten Kompetenzen und notwendigen Funktionen an Ort und Stelle sind und Sie auf diese Art alle Ihre Ressourcen optimal nutzen. Funktionen können sowohl spezifische Arbeitsplätze, wie auch Kompetenzen und Befugnisse sein.

Arbeitszeitkonto

Mit dem Modul Arbeitszeitkonto erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die angesammelten, sowie genommenen und ausgezahlten Überstunden. Sie können Überstunden leicht einsparen, indem Sie – falls in dieser Weise vereinbart –  diese Stunden auf das Arbeitszeitkonto übertragen und diese dem Mitarbeiter an Tagen mit geringem Bedarf als Freizeitausgleich anbieten.

Lohnbudget

Das Lohnbudget Modul ist ein nützliches Tool für Schichtplaner und Controller in Zentrale und Zweigstellen eines Unternehmens. Sie können eine Übersicht über Personalausfallkosten, Lohnkosten und Kennzahlen einrichten, um eine bessere Kontrolle über das Budget zu haben und Planungsfehler zu vermeiden. Sie erhalten überdies einen umfassenden Überblick darüber, wie viel sie durch die Optimierung einsparen.

Urlaubsverwaltung

Urlaubsverwaltung ist ein wertvolles Werkzeug für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, da es die Kontrolle der Urlaubstage der Mitarbeiter vereinfacht. Sie haben immer präzise Daten und Informationen beim Export in das Lohn- und Gehaltssystem.

Simulation der Personalbesetzung

Mit dem Modul Simulation von Personalbesetzung können Sie einen realitätsgetreuen Plan zur Personalbesetzung erstellen – basierend auf den Kundenströmen im Laufe des Tages, der Anzahl der produzierten Produktionseinheiten und anderen Faktoren, die den Personalbedarf beeinflussen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, durch effizienteres Planen Lohnkosten einzusparen – da sichergestellt ist, dass die Personaldecke jederzeit optimal angepasst ist.

Schichten

Schichten ist ein Planungsinstrument, das Ihnen zeigt, welche Mitarbeiter während einer vorgegebenen Zeitspanne zur Verfügung stehen. Sie können unterschiedliche Schichten durch verschiedene Farbgebungen hervorheben, damit Sie einen besseren Überblick erhalten.

Projekte

Mit dem Projektmodul ist es Ihnen möglich Arbeitsstunden für jeden einzelnen Mitarbeiter in einem oder mehreren Projekten einzuplanen – so können Sie außerdem verfolgen, wie das jeweilige Projekt sich hinsichtlich des Budgets und des Zeitrahmens entwickelt. Das Projektmodul ist besonders vorteilhaft für den Fall, dass Mitarbeiter an unterschiedlichen budget- und zeitgebundenen Projekten beteiligt sind, damit diese einen profitablen Abschluss finden können.

Zeiterfassung

Mit der Zeiterfassung von TimePlan können Sie bequem Arbeitsstunden registrieren, bearbeiten und bestätigen.

Einloggen

Mit Einloggen können sie die Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters über ein Terminal, Kartenlesegerät, den Fingerabdruck oder einfach über das Ein- und Ausloggen via TimePlan Web App erfassen.

Feiertagsausgleich und Gleitzeit

Feiertagsausgleich und Gleitzeit ist ein Modul für Geschäftsführer, Controller und Personalplaner. Es erleichtert Ihnen die Verwaltung der Mitarbeiterkonten, die Kontrolle der Überstunden, oder weist Sie daraufhin, wenn Mitarbeitern Arbeitsstunden bis zur Vertragserfüllung fehlen. Sie können Arbeitsstunden bequem durch eine vorgegebene Zeitspanne ausgleichen.

Electronische Formulare

Verwalten und sichern Sie Verträge, Unternehmensrichtlinien, Besprechungs-Notizen und Formulare. In Skandinavien können Verträge durch die Funktion digitale Unterschrift gegengezeichnet werden.

Statistiken

Das Statistik-Modul ist ein nützliches Instrument für die Geschäftsführung und Personalplaner, um Kostenauswirkungen zu analysieren und überprüfen.

Sie können die Mitarbeiterfluktuationen verwalten, sowie Ihre eigenen Statistiken mit Grafiken und Tabellen erstellen.

Web App

Mit der TimePlan Web App haben Ihre Mitarbeiter – soweit eingerichtet und freigeschaltet –  ihre wichtigsten Daten auf einen Schlag zur Hand. Auf diese Weise können sie leicht ihre Arbeitsstunden, den Freizeitausgleich, Urlaubstage, sowie Lohn und Zuschläge über ihr Smartphone oder Tablet nachvollziehen.

Lohn-und Gehaltsexport

Das Modul Lohn- und Gehaltsexport ermöglicht es Ihnen, Lohn- und Gehaltsdaten aus TimePlan in Ihr gewähltes Lohnbuchsystem zu übertragen. Sie haben eine komplette Übersicht über die zu übertragenden Daten, ebenso wie über die Gesamtkosten und die jeweiligen Kosten, verbunden mit jedem einzelnen Mitarbeiter. TimePlan berechnet die Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters, ihre Zuschläge, Überstunden, Urlaubstage und Fehlzeiten, basierend auf den genehmigten Daten

Import

Mit dem Importmodul können Sie Daten bequem in TimePlan einfügen und abgleichen, indem Sie externe Daten importieren. Dank der großen Flexibilität innerhalb der Import-Konfiguration ist es ganz einfach TimePlan in die meisten IT Systeme zu integrieren.

Export

Mit dem Exportmodul können sie mühelos Daten aus TimePlan in andere Datenbanken und IT Systeme übertragen.

Auto Run

Mit Auto Run können Sie automatisiert zu individuell festgelegten Zeiten Daten exportieren und importieren, um externe und interne Informationen auf dem neuesten Stand zu halten.

TimePlan ist ein windowsbasiertes System mit der zusätzlichen Möglichkeit der Nutzung einer webbasierten App.

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