Scandic Hotels nutzen TimePlan seit 2005, um Arbeitszeiten und Lohndaten von ungefähr 2.000 Mitarbeiten zu verwalten. Die Kette besitzt 230 Hotels in ganz Skandinavien und mit TimePlan sparen Scandic Hotels sowohl Zeit als auch Geld.

“Wir haben TimePlan für Scandic gewählt, weil das Programm einen schnellen Überblick bietet und wir so leicht überprüfen können, ob wir unsere Haupttarifvereinbarungen und örtliche Vereinbarungen einhalten,” sagt Annette Skjærris, Lohnbuchhalterin bei Scandic Hotels.

Sie ist täglich mit über 200 Tarifvereinbarungen und örtlichen Vereinbarungen beschäftigt. TimePlan ist mit allen vertraut. Das Programm sorgt dafür, dass die Tarifvereinbarungen bei jedem einzelnen Mitarbeiter eingehalten werden und es kümmert sich auch um Online-Schichtplanung, Zeitregistrierung und Personalverwaltung für die gesamte Scandic-Kette.

Zu viele oder zu wenige Stunden

Einer der vielen Abteilungsleiter, die TimePlan erfolgreich nutzen, ist Kim Knudsen, F&B Manager bei Scandic Kolding. Er überprüft täglich, ob die Stundenzahlen der Mitarbeiter stimmen.

“Ich nutze TimePlan in meiner täglichen Arbeit, um Schichtpläne zu überprüfen und Lohnbudgets einzusehen. Ich erstelle auch Schichtpläne und vergleiche die tatsächliche Anzahl Stunden mit meinem Lohnbudget,” erzählt Kim Knudsen.

“In TimePlan kann ich sehen, wie viele Stunden ein Mitarbeiter in einer Woche oder in einem Monat gearbeitet hat. Wenn das Zählwerk in TimePlan gelb angezeigt wird, hat der Mitarbeiter zu wenig Stunden gearbeitet, wenn es grün ist, dann stimmt es und bei rot hat der Mitarbeiter zu viele Stunden gearbeitet.”

Zeitregistrierung über Terminals

Doch TimePlan hat nicht nur den Alltag der Leitung von Scandic Hotels erleichtert. Auch die Mitarbeiter profitieren von der Online-Schichtplanung und Zeitregistrierung. TimePlan-Terminals vor Ort in den Scandic Hotels registrieren, wann der Arbeitstag beginnt und wann er endet, und jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Login.

“Unser TimePlan-Terminal steht direkt am Eingang. Man stempelt ein, wenn man kommt, und aus, wenn man geht,” erzählt Anne Dorthe Hjort, Restaurantleiterin im Scandic Kolding.

Überblick über Urlaub und Freizeitausgleich

TimePlan bietet auch den Mitarbeitern einen guten Überblick über ihren Urlaub und Freizeitausgleich.

“Wir loggen uns in unseren TimePlan ein und können einsehen, ob wir Freizeitausgleich zugute haben. Vor der Einführung von TimePlan mussten wir unseren Chef fragen, der dann alle Papiere durchblättern musste, um die jeweiligen Informationen zu finden. Jetzt ist alles in TimePlan vorhanden,” sagt Anne Dorthe Hjort.

Scandics Hauptsitz in Dänemark verwaltet monatlich Lohnzahlungen an 2.000 Angestellte. Annette Skjærris erzählt:

“In der Lohnbuchhaltung profitieren wir sehr davon, dass wir von Tabellenkalkulationen in Excel auf TimePlan übergangen sind. In Excel haben wird Daten per Hand eingegeben, was mit einem hohen Fehlerrisiko behaftet ist. Jetzt können wir alle Daten und Stunden mit nur wenigen Klicks direkt in unser Lohnsystem exportieren.”

Bei Annette Skjærris herrscht kein Zweifel: “Seit wir TimePlan bei uns eingeführt haben, haben wir sehr viel Geld gespart, sowohl was Tarifvereinbarung als auch Arbeitskraft betrifft.”

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