“Wir sparen viel Geld in der Verwaltung, weil wir ein System haben, das uns rundum begleitet. Schichtpläne, Anstellungen, Stunden und Lohnbuchhaltung sind sensible Themen und das wird von TimePlan und ProLøn gemanagt.”

Das meint Michael B. Nielsen, einer der beiden Geschäftsführer des Freizeitparks Djurs Sommerland in Nimtofte/Dänemark. Zusammen mit seinem Bruder Henrik hat er 1996 Skandinaviens größten Freizeitpark von seinem Vater übernommen. Damals wurden alle Schichtpläne für die ca. 200 Mitarbeiter in einer Excel-Tabellenkalkulation erstellt.

“Das konnten wir so nicht handhaben. Wir haben einen visuellen Überblick über Anwesenheit und die damit verbundenen Kosten benötigt,” erzählt Michael B. Nielsen.

Design nach unseren Bedürfnissen

2001 hat sich Djurs Sommerland für das Schichtplanungssystem TimePlan entschieden und gleichzeitig auch ProLøn mit ins Boot geholt. Das Lohnsystem musste dem Aufbau von TimePlan und seiner Einteilung in Abteilungen entsprechen und es musste eine direkte Integration vorhanden sein, damit man von Beginn an mit nur einer Datenbank arbeitet.

“Sowohl TimePlan als auch ProLøn bieten eine hohe Flexibilität und einen guten Service. Das Setup wurde nach unseren Bedürfnissen gestaltet und die Integration der beiden Systeme läuft seit dem ersten Tag an perfekt,” sagt Michael B Nielsen.

In den vergangenen 17 Jahren haben TimePlan und ProLøn für Djurs Sommerland Mitarbeiter, Schichtpläne und Lohn gemanagt. Das Unternehmen umfasst heute 650 Mitarbeiter. Michael B. Nielsen ist für sein Engagement und seinen aktiven Führungsstil im täglichen Betrieb und in der Personalleitung bekannt. 2010 wurde er von einer Fernsehjury zu Dänemarks Bestem Chef gewählt.

Überblick im Alltag

“TimePlan und ProLøn optimieren unsere Verwaltungsaufgaben und bieten uns Überblick im Alltag. Wir haben einen Mitarbeiter, der die Lohnzahlungen für 650 Mitarbeiter verwaltet und wir können in TimePlan Lohnbudgets erstellen und sie mit den wirklichen Zahlen vergleichen,” so Michael B. Nielsen.

Er betont, dass die Digitalisierung und Automatisierung von TimePlan und ProLøn die alltägliche Personalverwaltung im Laufe der Jahre sicher und “äußerst einfach” gestaltet hat.

“Wir verwenden Jahr für Jahr dieselben Schichtplanschablonen in TimePlan og passen sie nach Feiertagen und Besucherzahlen an. 85 % unserer Mitarbeiter kommen jedes Jahr wieder und können in nur wenigen Sekunden ihre Anstellungsverträge mit der digitalen Unterschrift in TimePlan erneuern.”

Schichten am Handy anbieten

Wenn Djurs Sommerland die Schichtpläne freigibt, können die Mitarbeiter ihre Schichten in TimePlans WebApp am Smartphone oder Tablett einsehen.

“Die Mitarbeiter können anderen ihre Schichten am Handy anbieten und sich auch für freie Schichten eintragen sowie Nachrichten austauschen. Wir sparen sehr viel Zeit in der Verwaltung und können leichter mit unseren Mitarbeitern kommunizieren,” erzählt Michael B. Nielsen.

Er erläutert, dass die Mitarbeiter zu Beginn und am Ende ihrer Schichten bei der Achterbahn DrageKongen über ein TimePlan-Terminal an der Information ein- und ausstempeln. TimePlan registriert alle Stunden und das System berücksichtigt auch Tarifvereinbarungen, Zuschläge, Urlaub und Abwesenheit. Alle 14 Tage erfolgt die Abnahme der Zeitstempel durch einen Abteilungsleiter bei Djurs Sommerland. Anschließend nimmt die Buchhaltung eine letzte Prüfung in TimePlan vor, bevor die Stunden mit nur wenigen Klicks zur Lohnbuchhaltung in ProLøn gesendet werden.

2017 hatte Djurs Sommerland mit über 808.000 Gästen die höchste Besucherzahl seiner Geschichte zu verzeichnen. Für 2018 erwartet Michael B. Nielsen nach der Eröffnung der Attraktionen Safaribussen und Jungle Rally eine ähnlich erfolgreiche Saison.

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