Netto-ketjun Julie: TimePlan on kuin perhettä

Netto-ketjun Julie: TimePlan on kuin perhettä

Julie Thomasen toimii kauppaketju Netton TimePlan-koordinattorina jo viidettä vuotta. Sen lisäksi hän on osa sekä TimePlanin työntekijöistä että asiakkaista koostuvaa kasvavaa erityisyksikköä, joka varmistaa, että järjestelmä toimii sujuvasti kaikile käyttäjille.

“Minulle TimePlan on kuin perhe,“ Julie Thomasen kertoo Netton toimistolla Tanskan Køgessa.

“Minulla on aina tervetullut olo kun otan yhteyttä kalenterin hallinnasta tai raporteista. Tuen työntekijöillä on aina aikaa selittää minulle asiat perin pohjin niin, että en tunne itseäni tyhmäksi vaan tyytyväiseksi.”

Julie liittyi Netton sisäiseen tukitoimintoon käytettyään TimePlania ComputerCityssä.

“Otin TimePlanin vastaan kuin vauvan. Työskentelen 37 tuntia viikossa vain tukeakseni yrityksemme omia Timeplan-käyttäjiä.”

Loistavaa palvelua

Netto on ollut TimePlanin asiakkaana vuodesta 2000. Tänä päivänä kauppaketjulla on yli 14 000 työntekijää yli 500 myymälässä Tanskassa.

TimePlan varmistaa, että myymälöiden esimiehet voivat suunnitella työvuoroja, työntekijät voivat leimata työtuntinsa, ja palkanlaskenta saa kaiken tarvitsemansa tiedon voidakseen maksaa palkat oikein.

Julie Thomasen kouluttaa myymälöiden esimiehiä ja aluepäälliköitä TimePlanin käytössä, toimittaa raportteja Netton pääkonttorille ja tekee koulutusvideoita uusille työntekijöille. Työnsä puolesta hän ottaa usein yhteyttä TimePlaniin.

“TimePlan-tuen ja kehitysosaston vastausaika on uskomattoman nopea. Soitan tukeen tai laitan sähköpostia Flemmingille tai Finnille ja ongelma on ratkaistu minuuteissa. Loistavaa palvelua – myös normaalien työtuntien ulkopuolella.“

Ehdotukset toteutuvat TimePlanissa

Netto kuuluu TimePlanin vanhimpaan asiakasryhmään Retail 1, joka on tavannut kerran vuodessa vuodesta 2001 lähtien. Näissä tapaamisissa Julie Thomasen on kokenut voivansa vaikuttaa TimePlanin kehitykseen.

“Muutama vuosi sitten keksin ehdotuksen uudeksi toiminnoksi. Henrik, TimePlanin perustaja, katsoi minua ja sanoi: Se kuulostaa fiksulta. Kaksi versiota myöhemmin ehdotukseni oli käytettävissä TimePlanissa.“

Viimeksi kun Julie Thomasen osallistui asiakastapaamiseen TimePlanin pääkonttorilla Aalborgissa, hän tapasi myös TimePlanin tukihenkilöstön ja kehittäjät henkilökohtaisesti.

“Rakastan TimePlania niin paljon, joten oli itsestäänselvää, että osallistun 25-vuotistapaamiseen. Sen voimalla voimme jatkaa loistavaa yhteistyötämme,“ Julie Thomasen kertoo.

Julie Thomasenista voi lukea lisää TimePlanin vuosijuhlakirjasta “Respecting your time – 25 years with TimePlan“.

Lue vuosijuhlakirja englanniksi täältä.

Tieto on kultaa Nordic-hotelleilla

Tieto on kultaa Nordic-hotelleilla

Yrityksen kasvaessa täsmällinen data on entistä tärkeämpää,“,” ,” sanoo Jørgen Holst, joka vastaa TimePlanistaNordic Choice-Hotelleissa.

Hän työskentelee kahden IT-projektin parissa, jotka kattavat ketjun 200 pohjoismaisen hotellia. TimePlan on molemmissa projekteissa tärkeässä roolissa tiedon keruussa, siirrossa ja osaamisen hallinnassa.

“Yksi TimePlanin suosikkiominaisuuksistani on tiedonkeruu ja kaikki ne monipuoliset mahdollisuudet, mitä tiedolla voidaan tehdä,“ Nordic Choice -hotellien Henkilöstö- ja kuttuuripäällikkö Jørgen Holst kertoo.

Pohjoismainen hotelliketju on käyttänyt TimePlan-työvuorosuunnittelujärjestelmää jo vuodesta 2013. He ovat hiljattain ottanut käyttöön myös PMI-ennustejärjestelmän, joka yhdistettynä TimePlanin tuoreeseen dataan antaa osastojen esimiehille tarkan yleiskuvan siitä, kuinka heidän osastollaan sujuu.

Ohjaamon valo syttyy punaiseksi

“Ennusteohjelmisto on tärkeä työkalu hotelleillemme, sillä meidän kattavien buffettiemme pyörittämiseen esimies voi kuluttaa helposti 1 000 euroa päivässä.“

Mikäli osastolla teetetään budjetoitua enemmän tunteja, järjestelmän ohjaamon valo syttyy punaiseksi. Jos osastolla pysytään suunnitelman puitteissa, valo on vihreä.

“Meidän ei tarvitse odottaa kvartaaliraportteihin asti tietääksemme, olemmeko ylittäneet vai alittaneet budjettimme. TimePlanin reaaliajassa päivittyvien työaikojen ansiosta voimme nähdä sen välittömästi,“ Jørgen Holst sanoo.

Nordic Choice -hotellit ovat kasvaessaan käyttäneet aikaa asiakastietokantojen ja toimittajatietokantojen keräämiseen. Nyt on aika keskittyä ketjun yli 14 000 työntekijään Norjassa, Ruotsissa, Tanskassa ja Suomessa.

“Kun palkkaamme uuden työntekijän, he “syntyvät“ tietokantaamme. Sieltä heidät siirretään TimePlaniin, jossa heille luodaan työvuorot ja ne lähetetäänn eteenpäin palkanlaskentaan. Tämän toimimiseksi TimePlanin ja muiden IT-järjestelmiemme sujuva integraatio on ehdottoman tärkeää,“ Jørgen Holst kertoo.

Reilu ja tasa-arvoinen palkka

Jørgen Holstin mukaan ennen TimePlania ketjussa ei ollut selkeää tietoa siitä, kuinka monta työntekijää yksittäisellä hotellilla tai koko ketjulla oli.

“TimePlan on tehnyt organisaatiomme toiminnasta eri hotelleissa ja maissa sujuvampaa. TimePlanin myötä olemme voineet varmistaa, että eri maiden työnkulku on sama ja että kaikille työntekijöille maksetaan reilusti ja tasa-arvoisesti – missä ja milloin tahansa he työskentelevät,” Jørgen Holst sanoo.

Täydellinen kontrolli TimePlanilla

Sen lisäksi, että TimePlan tarjoaa hyödyllistä tietoa ja analytiikkaa, järjestelmässä on monia muitakin etuja, joiden avulla voit aina säilyttää täyden kontrollin ja yleiskuvan kaikista osastoistasi.

TimePlan voi auttaa sinua esimerkiksi:

  • Suunnittelemaan työvuoroja
  • Ennustamaan ja optimoimaan miehitystarpeita
  • Leimaamaan sisään ja ulos tallentaaksesi työtuntisi
  • Tarkistamaan työvuorosi ja työviestisi puhelimestasi
  • Hallinnoimaan työntekijän dokumentteja, sopimuksia ja kehitystä
  • Noudattamaan työlainsäädäntöä, työehtosopimuksia ja paikallisia sopimuksia
  • Lähettämään täsmällistä tietoa täysin valmiina palkalaskennalle

Ota yhteyttä konsultteihimme kuullaksesi lisää TimePlanin hyödyistä

TimePlan on tärkeä työkalu JYSK:lle ympäri Eurooppaa

TimePlan on tärkeä työkalu JYSK:lle ympäri Eurooppaa

Tanskalainen sisustusketju JYSK on tehnyt yhteistyötä TimePlanin kanssa 19 eri Euroopan maassa jo viimeisen 20 vuoden ajan. Henrik Naudrup ja Keld Marott ovet luotsanneet ketjua matkan ajan ja kertovat, miksi TimePlan on tärkeä työväline JYSK:n kansainvälisessä laajenemisessa.

Koko prosessi sai alkunsa vuonna 1998, kun Henrik Naundrup toimi Tanskan IKEAn talousjohtajana. Kun Timeplan valittiin silloin uudeksi työvuorosuunnittelujärjestelmäksi, hän oli yksi sen pääkannattajista.

“Kun siirryin JYSK:lle vuonna 2000, vastassa oli samanlaisia haasteita kuin IKEAlla. Halusimme löytää järjestelmän jolla voisi hoitaa työvuorosuunnittelun ja työajanseurannan Tanskan lisäksi myös Norjassa, Ruotsissa, Suomessa ja Puolassa. Onneksi TimePlan pystyi venymään kaikkien näiden maiden lakeihin ja asetuksiin,“ sanoo JYSKin taloudesta ja IT:stä vastaava varatoimitusjohtaja Henrik Naundrup.

Yhtenäiset järjestelmät yli rajojen

TimePlan on toiminut jo 20 vuoden ajan oleellisessa osassa Euroopan kattavissa yhtenäisissä prosesseissa, joita JYSK hyödyntää koko liiketoiminnassaan..

“Meille on ehdottoman tärkeää voida hyödyntää samoja IT-järjestelmiä ja alustoja kaikilla toiminta-alueillamme,” JYSK:lle vuonna 2003 siirtynyt tietohallintopäällikkö Keld Marott sanoo.

“TimePlanin avulla voimme helposti vertailla eri maiden avainlukuja keskenään. Kun järjestelmän avulla voi seurata myymälöiden työtunteja, henkilöstön liikevaihtoa ja sairauspoissaoloja, työvoiman käytön ja henkilöstökustannusten hallinta on helpompaa.”

JYSK:llä on voitu varmistaa myös parhaat työolosuhteet TimePlanin avulla.

“TimePlan varmistaa, että noudatamme aina kunkin maan lakeja, asetuksia, työehtosopimuksia ja paikallisia sopimuksia. Sen lisäksi järjestelmä huolehtii, että työntekijät saavat heille sovitut työtunnit ja ansiot. Tämä ei ole aina ollut itsestäänselvyys kaikilla toiminta-alueillamme.”

Jysk TimePlan

Älä lepää laakereillasi

Tänä päivänä JYSK hallinnoin TimePlanin avulla yli 15 000 työntekijää 19 maassa. Keväällä 2020 kauppaketju avasi ovensa Venäjälle ja muita uusia maita on jo odottamassa valloitustaan toimintasuunnitelman mukaan. Vaikka TimePlan ja JYSK juhlivat jo 20-vuosipäiväänsä, vielä ei ole aika levätä laakereillaan.

“WOlemme pysyneet TimePlanin kumppanina, sillä järjestelmä tekee kaiken, mitä haluamme. Muiden IT-järjestelmiemme tavoin myös TimePlan kehittyy jatkuvasti, kuluttajien vaatiessa yhä nopeampia ja intuitiivisempia appeja. Työntekijämme ja suunnittelijamme toivovat TimePlanin jatkavan tätä kehitystään,” Keld Marott sanoo.

Tärkeä työkalu

Toimiiko sinunkin yrityksesi useilla eri toiminta-alueilla? Tai suunnitteletteko laajentavanne uusille kansainvälisille markkinoille? TimePlan voi auttaa tietä monille rajojen yli toimivilla työvälineillä:

  • Yleiskatsaus
  • Vertaile eri maiden avainlukuja keskenään
  • Suunnittele työvuorojen miehitystä yli rajojen
  • Hallinnoi henkilöstökustannuksia eri alueilla
  • Tarkastele alueellisten lainsäädäntöjen ja sopimusten eroja

Ota meihin yhteyttä jo tänään ja selvitetään yhdessä, kuinka TimePlan voi auttaa tietä.

Arvostamme aikaasi – TimePlanin vuosijuhlakirja

Arvostamme aikaasi – TimePlanin vuosijuhlakirja

Vuonna 2020 on kulunut 25 vuotta siitä, kun TimePlanin ensimmäinen versio julkaistiin.

Juhlistamme tätä virstanpylvästä julkaisemalla TimePlanin vuosijuhlakirjan “Arvostamme aikaasi – TimePlanin 25 vuotta“.

Kirjan avulla pääset tutustumaan TimePlanin asiakkaisiin, työntekijöihin ja yhteistyökumppaneihin. He jakavat kokemuksiaan ajankäytöstä, teknologiasta, työvoiman hallinnasta, yritystoiminnasta ja 25 vuoden aikana tapahtuneista muutoksista.

Voit tilata oman kappaleesi englanniksi tai tanskaksi joko kovakantisena kirjana tai e-kirjana.

Kirja julkaistaan virallisesti TimePlanin 25-vuotisvastaanotolla 25. syyskuuta 2020 pääkonttorillamme Aalborgissa, Tanskassa.

Anniversary book

Lue lisää kirjasta

TimePlan on innovatiivinen järjestelmä työvuorosuunnitteluun, työaikaleimauksiin ja henkilöstöhallintoon.

Yli 700 yritystä 25 eri maassa käyttävät TimePlania ja säästävät sen avulla aikaa ja rahaa päivittäin.

Ensimmäinen versio TimePlanista julkaistiin Tanskassa vuonna 1995. Sen kehitteli yrityksen perustaja Henrik Baasch, yhteistyössä ammattiliittojen, Tanskan kauppakamarin ja johtavien kaupan alan yritysten kanssa.

Tänä päivänä TimePlanin asiakkaita ovat suuret kansainväliset kaupan alan yritykset, hotelli- ja ravintolaketjut, kuljetusalan yritykset, tuotantoyhtiöt, hoiva-alan yritykset, finanssiyhtiöt, ja palvelualan yritykset.

Kirja juhlistaa TimePlanin 25 ensimmäistä vuotta ja kunnioittaa ohjelman kehittämisestä ja jalostamisesta vastanneita asiakkaita, työntekijöitä ja yhteistyökumppaneita.

POWER laajenee TimePlanin kanssa

POWER laajenee TimePlanin kanssa

Kun POWER avaa uusia myymälöitä, kaikki uudet työntekijät saavat TimePlan Web Appin käyttöönsä älypuhelimilleen. Mads Stenger on oikeassa reunassa.

Elektroniikkaliike POWERille TimePlan on osa yrityksen laajentumisstrategiaa Tanskassa. Operatiivinen päällikkö Mads Stenger käyttää sähköistä allekirjoitusta uusien työntekijöiden sopimuksissa Vibyssä ja hän esittelee TimePlan Web Appin työntekijöiden tapaamisissa uusissa POWER-myymälöissä.

POWER A/S kasvaa nopeasti. Seitsemän uutta myymälää avataan Tanskassa ensi vuonna mm. Vibyhyn, Holstebrohon ja Sonderborgiin. Mads Stenger on käyttänyt TimePlania jo vuodesta 2013 Expertillä, ja kun hän auttoi POWERin avauksessa vuonna 2015, TimePlan oli integroituna viiteen ensimmäiseen myymälään.

Autoplan ja joustavuus
Nyt TimePlan on käytössä jo seitsemässä uudessa POWER-myymälässä. Mads Stenger on erityisen tyytyväinen Autoplaniin, joka antaa myymäläpäälliköille mahdollisuuden säästää aikaa ja palkkakustannuksia automaattisella vuorosuunnittelulla.
POWER työllistää tällä hetkellä 700 työntekijää ja aikoo palkata 400 henkilöä lisää seuraavan vuoden aikana. “Olemme erityisen tyytyväisiä siihen, että TimePlan on hyvin intuitiivinen ja uudet työntekijät ymmärtävät sen heti. TimePlanissa on myös valtavasti joustavuutta. Voit luoda yksittäisen perussuunnitelman tai yksityiskohtaisia palkkabudjetteja ja raportteja “, Mads Stenger sanoo.

Työvuorot tarjolla appissa
Mads Stenger on innostunut TimePlanin työntekijäportaalista eli Web Appistä.
“Näytämme työntekijöillemme sovelluksen perehdytyspäivillä ja asetamme sen käytettäväksi heidän puhelimiinsa. On tärkeää tarjota nuorille työntekijöille toimivia ohjelmistoja. Koska 60 % työntekijöistämme on tuntipalkkaisia, siitä on suuri apu, kun voimme laittaa työvuoroja ”myyntiin” Web Appiin. Sen jälkeen työntekijät voivat vapaasti poimia niitä omiksi vuoroikseen. Se säästää paljon aikaa, puheluita, tekstiviestejä ja Excel-taulukointia”, Mads Stenger sanoo

”On tärkeää säilyttää nuoret työntekijämme hyvien ohjelmistojen avulla. ” sanoo Mads Stenger, POWERin operatiivinen päällikkö, viitaten uuteen TimePlan Web App toimintoon.

Työvuorosuunnittelu TimePlanilla vähentää manuaalista laskentaa Santanderilla

Työvuorosuunnittelu TimePlanilla vähentää manuaalista laskentaa Santanderilla

“TimePlanin valinnassa ratkaisevaa oli ohjelman kunnianhimoisuus ja soveltuvuus Finanssiliiton työehtosopimuksiin,” sanoo Martin Wennerstrøm, Santanderin HR-analyytikko.

Wennerstrøm otti TimePlanin käyttöön GE Money -pankissa vuonna 2013 ja on vienyt ohjelman fuusion mukana Santanderille. Hän on erityisen tyytyväinen TimePlanin yhteensopivuudesta Finanssiliiton työehtosopimusten kanssa ja siitä, että se tekee jokapäiväisestä työstä Santanderilla helpompaa sekä työntekijöille että johdolle.

Kunnianhimo ratkaisee

”GE Money Bankilla tarve siirtyä exceleistä monipuolisempaan työajanhallintaan nousi kasvavista erikoispiirteistä ja auditointitarpeista. Tarkastelimme kolmea eri järjestelmää ja valitsimme TimePlanin, koska ohjelma oli paljon kilpailijoitaan kunnianhimoisempi, ja tuki Finanssiliiton työehtosopimuksia täysin,” sanoo Martin Wennerstrøm, Santanderin HR-analyytikko.

Kun Santader osti GE Money -pankin vuonna 2014, TimePlan siirtyi mukaan uuteen yhtiöön tärkeänä työkaluna, sillä myös Santanderin työvuorosuunnittelu oli aiemmin perustunut exceleihin.

”Otimme TimePlanin käyttöön vaiheittain fuusion aikana ja tänä päivänä käytämme sitä työvuorojen suunnitteluun, työaikaleimauksiin sormenjälkitunnisteiden  avulla, poissaolojen hallintaan, lomien seurantaan  jne.,” Wennerstrøm kertoo.

Automaattiset lisien laskennat

”Kaikista manuaalisesta vuorolisien laskennasta on päästy eroon.  Säästämme työtunteja ja palkkakustannuksia kuukausittain. Jos työvuoro jatkuu pitkälle iltaan, TimePlan luo vuoron perusteella iltalisän automaattisesti. Kaikki excelin käytössä olleet ongelmat ovat myös kadonneet,” Wennerstrøm sanoo.