Kjemper du med det evige puslespillet for å få vaktplanen til å gå opp? Å holde orden på vaktbytter, fravær og timeantall kan være en endeløs oppgave, som stjeler tid fra mer inntektsgivende aktiviteter. Men med effektiv online vaktplanlegging kan du spare tid, penger og øke produktiviteten, forteller Bent Dahl Jensen, prosjektleder hos TimePlan Software.

 

Før Bent Dahl Jensen ble ansatt hos TimePlan Software i 2013, arbeidet han innenfor detalj og produksjon. Her slet han gjennom mange år med å få manuelle vaktplaner til å gå opp. Frustrasjonen og utfordringene fra den gang har han siden hatt nytte av i sin jobb som prosjektleder hos TimePlan Software.

 ”Jeg har kjempet med å sette opp vaktplaner uten å ha et online vaktplanleggningssystem. Så jeg kjenner behovet på mange måter,” sier Bent Dahl Jensen.

Effektiv vaktplanlegging gir oversikt

Bent Dahl Jensen har sett hvordan uhensiktsmessig planlegging og bemanning kan koste en virksomhet dyrt. Både i lønnsutgifter, men også i bøter.

“Effektiv vaktplanlegging er nøkkelen til alltid å ha de rette medarbeiderne på rett sted på rett tidspunkt,” sier han. “Med et online vaktplanleggingssystem som TimePlan vet du når du har behov for ekstra personale i butikken. Du kan enkelt se når alarmklokkene ringer—og hvis du overskrider noe som du bør reagere på. Det kan både være arbeidsreglement, eller om budsjettet blir overholdt. Du unngår tunge prosesser og uoversiktlige regneark, med å samle alt på ett sted. Og så sikrer du at du alltid har oversikten.”

Vagtplanlægning timeplan

5 tips til bedre og mer effektiv vaktplanlegging

Her får du Bent Dahl Jensen’s 5 beste råd for å få mest mulig ut av din vaktplanlegging:

1. Kjenn dine behov og din økonomi 

For å oppnå den optimale vaktplanleggingen er det viktig at du kjenner din bedrifts behov og økonomi. Hvilke budsjettimer og budsjettall vil du gjerne overholde? Finn en benchmark du kan holde den daglige driften opp imot. Hvis du ikke har en benchmark, blir det ’bare’ et spørsmål om å legge noen vakter og timer inn uten å tenke over hva du har råd til og behov for.


2. Ta godt vare på dine medarbeidere

Har du oversikt over om du overholder din bransjes overenskomster og arbeidsreglement? Kjører du på med timer, så du kan få vaktplanen til å gå opp og arbeidsoppgavene dekket? Da er det en sikker kurs mot utbrente medarbeidere, og dermed begynner de å søke andre jobber.

Med et effektivt online vaktplanleggingssystem, som automatisk legger timene sammen, blir du varslet hvis du bryter en regel. TimePlan sørger for at du alltid har de rette med­arbeiderne på rett sted på rett tidspunkt. Så kan du både drive butikken din optimalt og ta vare på dine medarbeidere.


3. Få rett tall i rett format

Med effektiv vaktplanlegging kan du utnytte arbeidstiden optimalt, fordi du ikke lengre skal hente tallene fra flere forskjellige steder. Alle data er samlet ett sted i et format som du ikke trenger å bearbeide ytterligere. Du behøver ikke å sløse bort tid på å lete rundt i flere forskjellige regneark. Et online vaktplanleggingssystem gir deg det hele—helt automatisk. Du kan derfor i stedet bruke tid på å utvikle din virksomhet.

4. Vær åpen og hjelp dine medarbeidere

Dine medarbeidere har behov for fleksibilitet og oversikt i hverdagen. Det skal være enkelt å se vaktplanen—når som helst, hvor som helst. Lett å se feriesaldo, avspasseringer, feriefridager og liknende. Enkelt å bytte vakter og kommunisere med kolleger. Med TimePlan WebApp har dine medarbeidere alltid en oppdateret oversikt over timer rett i hånden. Bonus: Du behøver ikke bruke tid på å finne frem svarene når alle dine medarbeidere kommer og spør. Så derfor kommer de ikke og forstyrrer deg eller administrasjonen med disse spørsmålene, og dere blir dermed ikke forstyrret.


5. Du skal lære – og bli dyktigere til i morgen

Med effektiv online vaktplanlegging har du alltid den finansielle oversikten. Hver dag, når dagen er omme og godkjent, har du en oversikt. Uansett hvor i virksomteden du sitter, kan du hente ut de nødvendige data og bruke dem til å optimalisere for i morgen. Utnytt ditt system fullt ut for å spare tid, penger og øke produktiviteten.

Spar arbeidstid og lønnsutgifter med TimePlan

TimePlan Software har i mer enn 25 år hjulpet flere enn 700 virksomheter på tvers av bransjer med effektiv vaktplanlegging, tidregistrering og HR-administrasjon. Med TimePlan er det enkelt å gjøre endringer og treffe gode beslutninger rundt din personal­administrasjon.

“Den største fordelen i TimePlan er programmets kraftige funksjonalitet. Det er en ideel platform til å håndtere arbeidsmarkedsregler og lovgivinger rundt i verden,” sier Bent Dahl Jensen.

“TimePlan gir deg verktøyet til å etablere og administrere din arbeidsstyrke, så du alltid får optimalt utbytte.”

Bent TimePlan
  • Please enter a number greater than or equal to 10.
  • Dette feltet er for valideringsformål og skal stå uendret.

Nylige nyheter fra TimePlan Software

© Copyright 1995–
All Rights Reserved

CVR 25281462