Detaljhandel

Detaljhandel

Vaktplanlegging og personalledelse
for detaljhandlen

Enkel vaktplan og personal-administrasjon for internasjonal detaljhandel

TimePlan hjelper detaljvirksomheter i 25 land med å sette opp vaktplaner, registrere arbeidstimer, lage lønnsbudsjetter, analyser og HR–administrasjon.

Butikker er ofte åpne på kveldstid og i helgene. TimePlan hjelper med å holde kontrollen på arbeidstimene og sikrer at medarbeiderne får de tilleggene de har krav på.

TimePlan sørger også for at den enkelte medarbeider ikke får unødig overtid eller færre timer enn det som står i ansettelseskontrakten.

TimePlan sikrer at din virksomhet har oppdaterte vaktplaner, korrekt tidsregistrering, enkel personaladministrasjon for HR-avdelingen, samt fornøyde medarbeidere.

Magasin Du Nord får oversikt med TimePlan

“Vi valgte TimePlan fordi det gir våre avdelingsledere en enkel og oversiktlig måte å se lønnsutgiftene på. Dette måles hele tiden mot avdelingens budsjett.”

Hanne Bjorholm
Magasin Du Nord
Kunde siden 2006

POWER legger ut vakter ’til salgs’ på mobilen

For elektronikkjeden POWER er TimePlan en integrert del av ekspansjonsstrategien i Danmark. Operational manager Mads Stenger benytter funksjonen Digital Signatur for å underskrive nye medarbeiderkontrakter, og han viser TimePlans Web App frem på intromøtene i de nye POWER varehusene.

POWER A/S er i rask vekst. Syv nye varehus åpner i Danmark neste år, balnt annet i Viby, Holstebro og Sønderborg.

Operational manager Mads Stenger har benyttet TimePlan siden 2013 hos Expert, og da han var med på å starte POWER opp i 2015, ble TimePlan en naturlig del av oppsettet for de første fem varehusene.

POWER skriver medarbejderkontrakter under med Digital Signatur i TimePlan
Mads Stenger fra POWER er glad for TimePlans brugervenlighed og fleksibilitet omkring vagtplanlægning

Autoplan og fleksibilitet

Nå blir TimePlan en del av de syv nye varehusene, og Mads Stenger gleder seg spesielt til Autoplan, som gir varehusjefene mulighet for automatisk vaktplanlegging og tidsbesparelser i hverdagen. POWER har snart 700 medarbeidere og planlegger å ansette ytterligere 400 i løpet av neste år.

– Det vi er spesielt glade for med TimePlan, er at programmet er intuitivt og at våre medarbeidere forstår det fra start. TimePlan har også utrolig stor fleksibilitet. Du kan kjøre en enkelt basisplan eller sitte og ’nerde’ med detaljerete lønnsbudsjetter og rapporter, sier Mads Stenger.

Vakter ’til salgs’ på Web App’en

Mads Stenger er også begeistret for den nye TimePlan Web App.

– Vi viser Web App’en til våre medarbeidere på introdagene og får den satt opp på smarttelefonene deres. For oss er det viktig å holde på de unge med god programvare. 60 % av våre medarbeidere er timeansatte. Det er en stor hjelp for oss å kunne sette vakter ”til salgs” på app’en og la medarbeiderne selv melde seg på. Det sparer oss for en masse tid, telefoner, SMSer og Excel ark, lyder det fra Mads Stenger.

Hos POWER bytter medarbejderne vagter via TimePlans Web App og kan skrive beskeder til hinanden

Flere fordeler med TimePlan

Automatisering

Autoplan lager vaktplanen for deg, slik at du får mer tid til kunder og medarbeidere.

Advarsler

TimePlan varsler deg hvis overenskomster og lokale bestemmelser ikke blir overholdt.

Oversikt

TimePlan gir deg en oppdatert oversikt over bedriftens bemanning. Du unngår under- og overbemanning, og holder dermed kostandene nede.

Optimalisering

TimePlan har et enkelt og intuitivt brukergrensesnitt som optimaliserer din planleggingsprosess. Alle data er samlet på ett sted.

Virksomheter i 25+ land benytter TimePlan

TimePlan kunder detajl

© Copyright 1995–
All Rights Reserved

CVR 25281462

Industri service

Industri service

Vaktplanlegging til industrien
og produksjon

Online vaktplanlegging for produksjon- og industrivirksomheter

Flere og flere virksomheter innenfor produksjon og industri benytter nå TimePlan til å planlegge vakter, holde orden på arbeidstimer og fravær, HR-administration, m.m. Virksomhetene leverer tjenester til f.eks. vindmøller og maritim sektor, mens noen av dem er gjenbruksstasjoner og biotekvirksomheter.

Alle har til felles at de er nødt til å ha et pålitelig verktøy for å sette opp vaktplaner og holde orden på medarbeidertimer og HR-administrasjon.

Medarbeidere knyttes til prosjekter

TimePlan har en modul kalt “Prosjekter”, hvor en virksomhet kan knytte inn medarbeidere til forskjellige prosjekter i løpet av en dag og registrere hvor mange arbeidstimer som blir brukt på hvert prosjekt.

Medarbeiderne kan stemple inn og ut på et prosjekt via sin smarttelefon, og TimePlan gir dermed ledelsen og administrasjonen en oppdatert oversikt over alle timer og personalkostnader for hvert enkelt prosjekt.

Projektmodulen er et ekstra tillegg i TimePlans vanlige vaktplanlegging, hvor du kan gå i detaljer med hvor lang tid som brukes på en oppgave og hva den koster i lønnsutgifter.

Bort med penn og papir hos Hytek A/S

TimePlan har optimalisert de interne arbeidsprosessene og gitt Hytek A/S i Nordjylland et økt fokus på marine- og industrimarkedene. De gamle arbeidsrutinene er nå erstattet av TimePlan, som gjør den daglige styringen langt mere effektiv.

Inntil nylig ble det brukt penn, papir og whiteboard til å holde orden på arbeidsoppgaver og de timelønnede medarbeiderne hos Hytek A/S i Sindal og Fredrikshavn. Virksomheden leverer kunde-spesifikke totalløsninger innenfor hydraulikk og mekanikk i både inn- og utland.

Tom Samson (til venstre) viser Henrik Dam, konsulent Hjørring Erhvervscenter og Allan Hejslet, projektleder i MARCOD TimePlan i bruk.

Tom Samson viser Henrik Dam, konsulent Hjørring Erhvervscenter og Allan Hejslet, projektleder i MARCOD TimePlan i brug.
Hyteks produktivitet er blevet optimeret, da de nu har fået større overblik over deres forskellige projekter og medarbejdere via TimePlan

TimePlan optimaliserer vår produktivitet

“TimePlan gir oss et oppdateret realbilde av hvilke prosjekter våre medarbeidere arbeider med akkurat nå. Vi kan sitte hvor som helst i verden og følge med. TimePlan viser oss hvilken kompetanse våre medarbeidere har i forhold til sertifiseringer og godkjennelser. Vi kan sende de riktige folkene avsted til de rette oppgaveene og lynraskt omprioritere,” forteller Tom Samson, driftsdirektør for Hytek A/S.

Moderniseringen av Hytek A/S sitt IT-system med TimePlan anses av Allan Hejslet, prosjektleder i MARCOD for Det Maritime Vekstprogrammet, som “en optimal plan for å få det beste utbytte av nye markedsmuligheter.”

Virksomheter i 25+ land benytter TimePlan

”Jeg er veldig visuelt anlagt, og med TimePlan kan jeg sette alt opp i bokser og farger. Alle medarbeiderne vises på ett stort skjermbilde. TimePlan sørger for at de får det antallet timer de skal ha over en 6-ukers periode.”

Robert Bruun Mariager

Driftskoordinator

ARC Genbrugsstationer

Kunde siden 2003

© Copyright 1995–
All Rights Reserved

CVR 25281462

Hotell & restaurant

Hotell & restaurant

Vaktplanlegging for hoteller,
catering og restauranter

Fleksibel vaktplanlegging for ledende hotellkjeder og restauranter

Store hotellkjeder, cateringvirksomheter og restauranter over hele Europa bruker TimePlan til vaktplanlegging, tidsregistrering og HR-administrasjon.

Avdelingsledere som f.eks. restaurantsjefer og rengjøringsledere har full kontroll over sine områder i TimePlan. Planleggere kan sette opp vaktplaner og lage prognoser for å optimalisere bemanningen.

Resepsjonister, cateringmedarbeidere og rengjøringspersonale kan stemple inn og ut av TimePlan for å registrere sine arbeidstider og sjekke vaktplanen og beskjeder på smarttelefonen.

Data til lønningsavdelingen – helt automatisk

HR-personalet kan holde orden på medarbeiderdokumenter, ansettelsesavtaler og medarbeiderutvikling – alt sammen i TimePlan.

TimePlan leverer automatisk lønnsdata til lønningsavdelingen basert på vaktplaner, registrerte timer, fravær, overtidsarbeid, osv.

TimePlan sikrer korrekt vaktplanlegging, tidsregistrering, riktige lønnsdata, samt enkel personaladministrasjon for hotell- og restaurantledelsen, samtidig som TimePlan hjelper til med og gi glade og fornøyde medarbeidere.

Scandic Hotels sparer tid og lønnsutgifter med TimePlan

“TimePlan gir oss en god oversikt, slik at vi enkelt kan overholde våre overenskomster. Vi sparer arbeidstid og lønnsutgifter hver dag.”

Anette Skjærris
Scandic Hotels
Kunde siden 2005

Scandic Hotels sparer tid og lønnsutgifter med TimePlan

Scandic Hotels har siden 2005 brukt TimePlan til å holde orden på arbeidstid og datagrunnlag for lønn for omkring 2.000 medarbeidere. Kjeden har 230 hoteller fordelt ut over hele Norden, og TimePlan har spart Scandic Hotels for både tid og lønnsutgifter.

“Vi har valgt TimePlan i Scandic, fordi programmet gir en rask oversikt, og fordi vi på en enkel måte kan sjekke at vi overholder vår hovedoverenskomst og alle våre lokalavtaler,” sier Annette Skjærris, lønnsbokholder hos Scandic Hotels.

Hun sidttr til daglig med over 200 overenskomster og lokalavtaler, og TimePlan håndterer alle. Programmet sørger for at overenskomstene overholdes for hver enkelt medarbeider og sørger også for online vaktplanlegging, tidsregistrering og HR – administrasjon for hele Scandic kjeden.

Peter Lackner, Rick Stobbe and Rasmus Steen meet with Bent Dahl Jensen from TimePlan Software
The MOXY and Marriott Courtyard hotels have been implementing TimePlan at European hotels since 2015

For mange eller for få timer

En av de mange avdelingslederne som har glede av TimePlan er Kim Knudsen, F&B Manager hos Scandic Kolding. Han sjekker daglig at medarbeidernes timetall stemmer.

“Jeg bruker TimePlan i mitt daglige arbeide for å sjekke vaktplaner og se på lønnsbudsjettet. Jeg lager også vaktplaner og sammenligner de faktiske timer med mitt lønnsbudsjett,” forteller Kim Knudsen.

“I TimePlan kan jeg se hvor mange timer en medarbeider har hatt på en uke eller en måned. Når telleverket i TimePlan er gult, så har medarbeideren hatt for få timer, er det grønt, så passer det og er det rødt, så har medarbeideren hatt for mange timer.”

Tidsregistrering via terminaler

Men det er ikke bare ledelsen hos Scandic Hotels som har fått en lettere hverdag etter at TimePlan ble tatt i bruk. Også medarbeiderne har stor nytte av online vagtplanlegging og tidsregistrering. Fysiske TimePlan terminaler hos Scandic Hotels registrer enkel når arbeidsdagen starter og slutter, og hver medarbeider har sin egen login.

“Rent praktisk så kommer jeg inn døren, og så er vår TimePlan terminal plassert rett ved siden av. Når jeg ser den så stempler jeg inn og når jeg går, så stempler jeg ut,” forteller Anne Dorthe Hjort, restaurantsupervisor hos Scandic Kolding.

With TimePlan, the MOXY and Marriott Courtyard hotel staff have a complete overview of personnel costs and wage budgets
With TimePlan, the MOXY and Marriott Courtyard hotel staff have a complete overview of personnel costs and wage budgets

Oversikt over ferie og avspasering

“Vi kan logge inn i TimePlan og se om vi har avspasering til gode. Før vi fikk TimePlan måtte vi ut til vår leder, og han måtte bla igjennom alle papirene for å finne opplysningene. Nå har vi det hele i TimePlan,” sier Anne Dorthe Hjort.

Scandics hovedkontor i Danmark administrerer hver måned lønn til 2.000 ansatte. Annette Skjærris forteller: “Vi som sitter på lønningskontoret har i hvert fall fått en veldig stor fordel med at vi har gått fra Excel ark til TimePlan. I Excel satt vi og tastet manuelt med stor risiko for feil. Nå kan vi få alle data og timer eksportert direkte over i lønnsystemet med noen få tastetrykk.”

Annette Skjærris er ikke i tvil: “Siden vi fikk TimePlan har vi spart veldig mange penger. Både i forhold til overenskomster og manpower.”

Virksomheter i 25+ land benytter TimePlan

”Vi byttet til TimePlan fordi programmet gir oss mer nøyaktige tall. TimePlan har mange flere funskjoner enn vårt tidligere system, og hjelper oss med å drive en langt bedre butikk.”

Marlene Melstrup

COO

Sunset Boulevard

© Copyright 1995–
All Rights Reserved

CVR 25281462

Fornøyelse

Fornøyelse

Vaktplanlegging for
fornøyelsesparker

Fleksibel vaktplanlegging for timeansatte og sesongarbeidere

Mange av TimePlans kunder innenfor fornøyelsesparker og underholdningsbransjen ansetter sesongsarbeidere år etter år. I TimePlan kan de gjenbruke malene fra tidligere år og benyutte disse for gamla eller nya medarbeidere. Dermed så behøver man inte begynne på nytt hvert år.

Fornøyelsesparker er ofte åpne utover kvelden og i helgene, det vil si tidpunkt der det gjelder særskilte arbeidstidsbestemmelser for tillegg og overtid.

Alle timer registreres korrekt

TimePlan sikrer at alle arbeidstimer er registrert korrekt via en sign-in terminal eller TimePlan Web App’en. Medarbeiderne kan utføre arbeidet med trygghet for at alle timer blir registrert og alle regler følges.

Ledelsen sparer tid og arbeid hver dag med enkel personaladministrasjon i TimePlan og automatisk overføring av lønnsdata til lønnssystemet.

Resultatet er fornøyde medarbeidere, et høyere fokus på underholdning og opplevelser og mer tid til å gi service til gjestene.

TimePlan og ProLøn holder orden på medarbeidere, vaktplaner og lønn

“Vi sparer mange penger i administrasjon ved å ha et system som går 360 grader rundt. Vaktplaner, ansettelser, timer og lønnskjøring er følsomme emner, og det holder TimePlan og ProLøn orden på.”

Slik lyder det fra Michael B. Nielsen, en av de to direktørene for Djurs Sommerland i Nimtofte. Han overtok Nordens største sommerland sammen med sin bror Henrik etter deres far i 1996, og dengang ble alle vaktplaner for de cirka 200 medarbeiderne laget i Excel-regneark.

“Det kunne vi ikke kontrollere. Vi hadde bruk for et visuelt bilde av hvem som var på arbeide, og hva det kostet,” forteller Michael B. Nielsen.

Rush Trampolinpark bruger TimePlans Web App og medarbejderne kan derfor se vagtplanen på deres smartphones
Hos Rush Trampolinpark kan medarbejderne selv bytte deres vagter via TimePlans Web App

Designet etter vårt behov

I 2001 valgte Djurs Sommerland vaktplanleggningssystemet TimePlan, og i samme moment kom ProLøn på banen. Lønnsystemet skulle matche TimePlans oppbygging med oppdeling i avdelinger, og det skulle være direkte integrasjon, så man fra start kun hadde én database.

“Jeg opplevede stor fleksibilitet og høy servicegrad fra både TimePlan og ProLøn. Oppsettet ble designet etter vårt behov, og integrasjonen mellom de to systemene har kjørt fra dag én,” sier Michael B Nielsen.

De seneste 17 år har TimePlan og ProLøn holdt orden på medarbeidere, vaktplaner og lønn for Djurs Sommerland, som i dag har 650 medarbeidere. Michael B. Nielsen er kjendt for sitt engasjement og hands on – tilgang til den daglige drift og personaleledelse, og i 2010 ble han kåret til Danmarks Beste Boss af TV2s dommerpanel.

Oversikt i hverdagen

“TimePlan og ProLøn optimaliserer vår administrasjonsbyrde og gir oss oversikt i hverdagen. Vi har én medarbeider som kjører lønn til 650 medarbeidere, og vi kan lage lønnsbudsjetter i TimePlan og sammenholde dem med de faktiske tallene,” forteller Michael B. Nielsen.

Han fremhever at digitaliseringen og automatiseringen med TimePlan og ProLøn gjennom årene har gjort personal­administrasjonen i hverdagen sikker og “ekstremt enkel”.

“Vi bruker de samme vaktplanmalene år etter år i TimePlan og justerer dem ut fra helligdager og besøkstall. 85 % av våre medarbeidere kommer igjen hver sesong, og de kan fornye sine ansettelseskontrakter på få sekunder med Digital Signatur i TimePlan.”

Hos Rush Trampolinpark kan medarbejderne selv bytte deres vagter via TimePlans Web App
Medarbejderne hos Rush kan se deres vagtplan på mobilen og bytte vagter indbyrdes

Vakter til salgs på mobilen

Når Djurs Sommerland frigir vaktplaner, kan medarbeiderne se sine vakter i TimePlans WebApp på smarttelefoner og nettbrett.

“Medarbeiderne kan selv legge vakter til salgs på mobilen, og de kan også tilby seg å ta ledige vakter og sende beskjeder til hverandre. Vi sparer ekstremt mye tid i administrasjonen, og vi kan lettere kommunisere med medarbeiderne,” forteller Michael B. Nielsen.

Han forklare, at når en medarbeider møter opp for å ta en vakt i DrageKongen rutsjebane, stempler de inn og ut via en TimePlan terminal i informasjonen. TimePlan registrerer alle timer, samtidig som systemet også tar høyde for overenskomster, tillegg, ferie og fravær. Hver 14. dag godkjennes tidsregistreringene av en avdelingsleder hos Djurs Sommerland, og bokholderiet foretar en siste sjekk i TimePlan, før timene sendes til lønnkjøring i ProLøn med ganske få tastetrykk.

Virksomheter i 25+ land benytter TimePlan

”Med TimePlans Web App kan vi formidler ledige vakter ut til våre 20 biologi- og dyrlegestudenter, som hjelper til med spesielle aktiviteter i dyrehagen.”

Louise Nordbjerg Bach

Communications Coordinator

Copenhagen Zoo

Kunde siden 2007

© Copyright 1995–
All Rights Reserved

CVR 25281462

Transport og logistikk

Transport og logistikk

Vaktplanlegging for lufthavner,
ferger og annen transport

Enkel vaktplanlegging for check-in personell og driftsmedarbeidere

Å planlegge og å holde orden på arbeidstimer i en lufthavn, på fergeforbindelser og i distribusjonsfirmaer kan være en stor utfordring, når man gjerne vil imøtekomme kundenes krav og forventninger. Alt foregår hurtig i hverdagen.

Heldigvis har TimePlan gjort det lett for transportbransjen over hela Europa, så de kan legge vaktplaner online, holde orden på arbetstimar og fremmøte, og ha tilgang til viktige analyser og administrasjonsverktøy døgnet rundt. Inn- og utstemplinger kan registreres selv om TimePlan er offline, og blir uppdatert og synkronisert når TimePlan er online igen.

Overenskomster og arbeidstidsbestemmelser

Alle vaktplaner i TimePlan tar høyde for overenskomster og lokale arbeidsregler. Telleverket advarer deg med det samme dersom du er i gang med å gi en medarbeider for mange eller for få arbeidstimer.

TimePlan hjelper deg også med å unngå og betale for unødvendig overtidsarbeide, og programmet holder orden på fravær, ferie og avspasering.

Resultatet er en lettere arbeidsdag, fornøyde medarbeidere, reduserte lønnskostnader og bedre oversikt for ledelsen i hverdagen.

Fly høyt med H. C. Andersen og TimePlan

Når du drar avsted mot sydens sol ut fra Hans Christian Andersens Airport (HCA) i Odense, er TimePlan med på å sikre at lufthavnspersonalet står klar til å ønske deg velkommen. HCA har nemlig benyttet TimePlan til å sette opp vaktplaner og registrere medarbeidernes arbeidstider siden februar 2016. 

– Vi hørte om TimePlan gjennom Esbjerg Lufthavn og fikk da vite at andre danske lufthavner bruker systemet, sier Johnny Svensson, som er IT ansvarlig hos HCA.

– Vi har noen meget komplekse overenskomster og våre medarbeidere arbeider på skjeve tidspunkter alt etter flyavgangene. TimePlan beregner automatisk alle de nødvendige tilleggene, og under “Funksjoner” kan vi se hvem som har hvilke arbeidsoppgaver på hvilke avganger, forteller Johnny Svensson.

TimePlan sikrer, at medarbejdernes forskellige overenskomster bliver overholdt hos HCA Airport
Johnny Svensson fra HCA Airport er glad for TimePlans vagtplanlægning, tidsregistrering og HR administration

Vaktplan på mobilen

HCAs medarbeidere registrerer arbeidstiden sin i TimePlan via fingeravtrykk på sign-in terminaler.

– Medarbeiderne kan se vaktplanen sin på mobiltelefonen og bytte vakter i TimePlan. Det er spesielt smart for de som ikke arbeider i lufthavnen i det daglige, men blir tilkalt i forbindelse med flyavgangene, sier Johnny Svensson.

Neste skritt for HCA blir å sende data fra TimePlan direkte til det kommunale lønnsystemet, som HCA benytter. TimePlan integrerer med alle lønnsystemer.

– Vi har hatt meget kompetent veiledning fra TimePlan supporten gjennom hele implementeringen. Vårt oppsett er litt spesielt på grunn av mange overenskomster, og TimePlan supporten har alltid vært lett tilgjengelig og klar til å hjelpe, lyder det fra Johnny Svensson.

Virksomheter i 25+ land benytter TimePlan

Kund

”Våre ansatte kan se sine vaktplaner på mobiltelefonen og bytte vakter via TimePlan. Dette er en meget nyttig funksjon for de medarbeiderne som ikke arbeider i lufthavnen hver dag og som blir kalt inn for å hjelpe med flyavgangene.”

Johnny Svensson

Head of IT

Hans Christian Andersen Airport

© Copyright 1995–
All Rights Reserved

CVR 25281462