Vaktplanlegging for hoteller,

catering og restauranter

Fleksibel vaktplanlegging for ledende hotellkjeder og restauranter

Store hotellkjeder, cateringvirksomheter og restauranter over hele Europa bruker TimePlan til vaktplanlegging, tidsregistrering og HR-administrasjon.

Avdelingsledere som f.eks. restaurantsjefer og rengjøringsledere har full kontroll over sine områder i TimePlan. Planleggere kan sette opp vaktplaner og lage prognoser for å optimalisere bemanningen.

Resepsjonister, cateringmedarbeidere og rengjøringspersonale kan stemple inn og ut av TimePlan for å registrere sine arbeidstider og sjekke vaktplanen og beskjeder på smarttelefonen.

Data til lønningsavdelingen – helt automatisk

HR-personalet kan holde orden på medarbeiderdokumenter, ansettelsesavtaler og medarbeiderutvikling – alt sammen i TimePlan.

TimePlan leverer automatisk lønnsdata til lønningsavdelingen basert på vaktplaner, registrerte timer, fravær, overtidsarbeid, osv.

TimePlan sikrer korrekt vaktplanlegging, tidsregistrering, riktige lønnsdata, samt enkel personaladministrasjon for hotell- og restaurantledelsen, samtidig som TimePlan hjelper til med og gi glade og fornøyde medarbeidere.

Scandic Hotels sparer tid og lønnsutgifter med TimePlan

“TimePlan gir oss en god oversikt, slik at vi enkelt kan overholde våre overenskomster. Vi sparer arbeidstid og lønnsutgifter hver dag.”

Anette Skjærris
Scandic Hotels
Kunde siden 2005

Scandic Hotels sparer tid og lønnsutgifter med TimePlan

Scandic Hotels har siden 2005 brukt TimePlan til å holde orden på arbeidstid og datagrunnlag for lønn for omkring 2.000 medarbeidere. Kjeden har 230 hoteller fordelt ut over hele Norden, og TimePlan har spart Scandic Hotels for både tid og lønnsutgifter.

“Vi har valgt TimePlan i Scandic, fordi programmet gir en rask oversikt, og fordi vi på en enkel måte kan sjekke at vi overholder vår hovedoverenskomst og alle våre lokalavtaler,” sier Annette Skjærris, lønnsbokholder hos Scandic Hotels.

Hun sidttr til daglig med over 200 overenskomster og lokalavtaler, og TimePlan håndterer alle. Programmet sørger for at overenskomstene overholdes for hver enkelt medarbeider og sørger også for online vaktplanlegging, tidsregistrering og HR – administrasjon for hele Scandic kjeden.

Peter Lackner, Rick Stobbe and Rasmus Steen meet with Bent Dahl Jensen from TimePlan Software
The MOXY and Marriott Courtyard hotels have been implementing TimePlan at European hotels since 2015

For mange eller for få timer

En av de mange avdelingslederne som har glede av TimePlan er Kim Knudsen, F&B Manager hos Scandic Kolding. Han sjekker daglig at medarbeidernes timetall stemmer.

“Jeg bruker TimePlan i mitt daglige arbeide for å sjekke vaktplaner og se på lønnsbudsjettet. Jeg lager også vaktplaner og sammenligner de faktiske timer med mitt lønnsbudsjett,” forteller Kim Knudsen.

“I TimePlan kan jeg se hvor mange timer en medarbeider har hatt på en uke eller en måned. Når telleverket i TimePlan er gult, så har medarbeideren hatt for få timer, er det grønt, så passer det og er det rødt, så har medarbeideren hatt for mange timer.”

Tidsregistrering via terminaler

Men det er ikke bare ledelsen hos Scandic Hotels som har fått en lettere hverdag etter at TimePlan ble tatt i bruk. Også medarbeiderne har stor nytte av online vagtplanlegging og tidsregistrering. Fysiske TimePlan terminaler hos Scandic Hotels registrer enkel når arbeidsdagen starter og slutter, og hver medarbeider har sin egen login.

“Rent praktisk så kommer jeg inn døren, og så er vår TimePlan terminal plassert rett ved siden av. Når jeg ser den så stempler jeg inn og når jeg går, så stempler jeg ut,” forteller Anne Dorthe Hjort, restaurantsupervisor hos Scandic Kolding.

With TimePlan, the MOXY and Marriott Courtyard hotel staff have a complete overview of personnel costs and wage budgets
With TimePlan, the MOXY and Marriott Courtyard hotel staff have a complete overview of personnel costs and wage budgets

Oversikt over ferie og avspasering

“Vi kan logge inn i TimePlan og se om vi har avspasering til gode. Før vi fikk TimePlan måtte vi ut til vår leder, og han måtte bla igjennom alle papirene for å finne opplysningene. Nå har vi det hele i TimePlan,” sier Anne Dorthe Hjort.

Scandics hovedkontor i Danmark administrerer hver måned lønn til 2.000 ansatte. Annette Skjærris forteller: “Vi som sitter på lønningskontoret har i hvert fall fått en veldig stor fordel med at vi har gått fra Excel ark til TimePlan. I Excel satt vi og tastet manuelt med stor risiko for feil. Nå kan vi få alle data og timer eksportert direkte over i lønnsystemet med noen få tastetrykk.”

Annette Skjærris er ikke i tvil: “Siden vi fikk TimePlan har vi spart veldig mange penger. Både i forhold til overenskomster og manpower.”

Virksomheter i 25 land benytter TimePlan

”Vi byttet til TimePlan fordi programmet gir oss mer nøyaktige tall. TimePlan har mange flere funskjoner enn vårt tidligere system, og hjelper oss med å drive en langt bedre butikk.”

Marlene Melstrup

COO

Sunset Boulevard

© Copyright 1995 – 2018, TimePlan Software, All Rights Reserved