Butikscheferna i den svenska detaljhandelskedjan Granngården måste bli ännu bättre på att använda TimePlan. Det är anledningen till att HR chef Maria Pressing och Regional säljchef Mona Jansén just har hållit de första workshoparna om hur TimePlan kan ge bättre överblick och frigöra tid för att fokusera på medarbetare och kunder.

Granngården har använt TimePlan för schemaläggning och tidsregistrering i kedjans 111 butiker i Sverige sedan 2012. Men när Mona Jansén anställdes som Regional säljchef 2018 upptäckte hon att inte alla butiker använder TimePlan optimalt. Därför inledde hon tillsammans med HR chefen Maria Pressing (bilden längst upp) ett antal workshops för Granngårdens butikschefer. Den första workshopen har nu hållits i Stockholm för 111 butikschefer.

“Många av våra butikschefer har inte varit medvetna om hur mycket och hur de kan använda TimePlan,” säger Mona Jansén, som tidigare arbetat med TimePlan på en svensk elektronikkedja och i JYSK.

“Butiksverksamheten har förändrats mycket under de senaste sju åren, likväl som de anställda. Det är därför vi behöver uppdatera vår användning av TimePlan för att reflektera över var vi är idag.” 

Varför TimePlan är viktigt

För HR chef Maria Pressing har det har varit avgörande att förmedla en förståelse för varför TimePlan är viktigt och sedan utbilda butikscheferna i hur man kan nyttja systemet på bästa sätt.

“Vid den första workshopen har vi därför betonat vad som händer om arbetstid och medarbetardata inte uppdateras i TimePlan. Detta ger oss en hel del merarbete under löneprocessen, om man inte arbejtar korrekt i systemet,” säger Maria Pressning.

Under workshopen har Mona Jansén även fokuserat på kostnader, indexräknare och rättighetsprofiler.

“Vi har visat hur man som butikschef kan använda TimePlan som ett hanteringsverktyg, eftersom programmet ger information om sjukskrivningar, övertid och prognoser i en butik. En Eye-Opener har varit att när du som butikschef håller planeringen uppdaterad så gör programmet en hel del av det administrativa arbetet för dig. Det innebär att du kan komma bort från skärmen och fokusera på anställda och kunder,” säger Mona Jansén.

Mindre blyg

I workshopen introducerades butikscheferna också för TimePlan Softwares Seniorkonsult Anna Friborg. Hon är inhyrd av Granngården för direktsupport för TimePlan frågor några dagar i veckan via telefon, och hon svarar också förfrågningar via e-mail.

“Flera av våra butikschefer reste sig och kramade Anna när de fick reda på att det var hon som de hade fått hjälp av. Det hjälper mycket att hon ursprungligen är från Sverige och talar svenska. Efter workshopen så känner sig butikscheferna mindre blyga för att be om hjälp. Vi är glada över att få jobba med Anna,” säger Maria Pressing. 

Ett verktyg som vi redan hade

Nästa steg för Granngården är en uppföljnings workshop i december, där Mona Jansén och Anna Friborg kommer att gå på djupet med hur butikscheferna kan använda specifika funktioner i TimePlan. Idag har Granngården drygt 1.000 anställda i TimePlan som registrerar sina arbetstider genom att logga in och ut från TimePlan terminalerna. Anställda kan också visa sin tillgänglighet, semester och ledighet genom TimePlan Web App.

“Efter vår första workshop för butikscheferna har vi nu även utbildat våra sju regionala säljchefer och vår landschef i TimePlan,” säger Mona Jansén och tillägger:

“TimePlan är ett verktyg vi redan hade men inte använde fullt ut. Vi kommer att göra det nu.”

Mona Jansén (till höger) med en av Granngårdens butikschefer, som deltog i TimePlan-workshopen som organiserades av Mona Jansén.
  • Ange ett nummer som är lika med eller större än 10.
  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.

Senaste nyheterna från TimePlan Software

© Copyright 1995–
All Rights Reserved

CVR 25281462