Detaljhandeln

Detaljhandeln

Schemaläggning och personalstyrning
inom detaljhandeln

Smidig schemaläggning och personal-administration för den internationella detaljhandeln

TimePlan hjälper detaljverksamheter i 25 länder med att lägga scheman, registrera arbetstimmar, registrera lönebudgetar, analysera och admnistrera personaladministration.

Butiker är ofta öppna på kvällar och helger. TimePlan hjälper till att hålla koll på arbetspassen och säkrar att medarbetarna får de tillägg som de har rätt till.

TimePlan säkrar också att den enskilda medarbetaren inte får onödigt övertidsarbete eller färre timmar än det som står i anställningsavtalet.

Magasin Du Nord får en tydlig kontroll med TimePlan

”Vi valde TimePlan för att det ger våra avdelningschefer ett enkel och överskådligt sätt att hålla koll på sina personalkostnader. Det jämförs i förhållande till deras budget.”

Hanne Bjorholm
Magasin Du Nord
Kund sedan 2006

POWER lägger ut arbetspass “till salu” på mobilen

För elektronikkedjan POWER är TimePlan integrerad del i expansionsstrategin i Danmark. Operational Manager Mads Stenger använder funktionen Digital Signatur för att skriva under nya anställningsavtal, och han visar TimePlan Web App vid sina intromöten i de nya POWER varuhusen.

POWER A/S växer snabbt. Sju nya varuhus öppnar i Danmark under nästa år, häribland i Viby, Holstebro och Sønderborg.

Operational Manager Mads Stenger har använt TimePlan sedan 2013 hos Expert, och sen var han med och start upp POWER år 2015, då blev TimePlan en naturlig del av setupen för de första fem varuhusen.

POWER skriver medarbejderkontrakter under med Digital Signatur i TimePlan
Mads Stenger fra POWER er glad for TimePlans brugervenlighed og fleksibilitet omkring vagtplanlægning

Autoplan och flexibilitet

Nu blir TimePlan en del av de sju nya varuhusen, och Mads Stenger glädjer sig lite extra åt att använda sig av Autoplan, det ger varuhuscheferna möjlighet till en automatisk schemaläggning och tidsbesparingar i vardagen. POWER har just nu 700 medarbetare och planerar att ha ytterligare 400 inom det närmsta året.

– Det som vi är extra nöjda med gällande TimePlan är att programmet är intuitivt, och att våra medarbetare förstår hur det fungerar från start. TimePlan har även en stor flexibilitet. Du kan köra på en enkel basplan eller sitta o ”nirda” med detaljerade lönekostnadsbudgetar och rapporter, säger Mads Stenger.

Arbetspass “till salu” på Web Appen

Mads Stenger är och entusiastisk gällande den nya TimePlan Web App.

– Vi visar våra medarbetare Web Appen vid våra introduktionsdagen och sätter upp den på deras smartphones. För oss är det viktigt att behålla de unga och duktiga mjukvaruprogrammerarna. 60% av våra anställda är timanställda. Det är en stor hjälp för oss att kunna lägga ut pass ”till salu” på appen och låta medarbetarna själva önska dem. Det sparar en massa tid, telefonsamtal, SMS och Exceldokument, säger Mads Stenger.

Hos POWER bytter medarbejderne vagter via TimePlans Web App og kan skrive beskeder til hinanden

Automatisering

Autoplan modulen lägger schemat åt dig så att du sparar tid och lönekostnader.

Varning

TimePlan varnar dig, om avtal och lokala arbetsmarknadsregeler inte följs, under tiden som du lägger schemat.

Överblick

TimePlan ger dig en uppdaterad överblick över din bemanning. Du undviker under- och överbemanning och sparar därmed tid och lönekostnader.

Optimering

TimePlan har ett enkelt och intuitivt användarflöde, som optimerar din planeringsprocess. All data är samlat på ett och samma ställe.

Industrier i 25+ länder använder TimePlan

© Copyright 1995–
All Rights Reserved

CVR 25281462

 

Industriell service

Industriell service

Schemaläggning till
industriell service

Schemaläggning online för produktions- och industriverksamheter

Företag inom den maritikma sektrn, alternativ energi, återvinning och biotech har ett gementsamt behov av ett pålitligt system för att lägga scheman, hålla koll på arbetade timmar, anställningsavtal, HR-administration.

Därför använder sig fler och fler av dessa produktions- och industriverksamheter TimePlan för att schemalägga arbetspass, hålla koll på arbetade timmar, frånvaro  samt HR-adminsitration.

Knyt mederbetarna till olika projekt

Speciellt inom produktions- och industribranschen så har man ett behov av mer än bara in- och utstämplingar.. Detta löser man med TimePlans modul som kallas “Projekt”. I den kan en verksamhet knyta en medarbetare eller en grupp. Man kan även lägga till specifika kompetenser som krävs att medarbetaren skall ha om man önskar det.

Därefter så registrerar medarbetaren sin arbetstid på tex. 3h på en uppgift och 4h på en annan. TimePlans projektmodul kan även integreras med andra order- eller ekonomisystem.

Projektmodulen är ett extra steg i den generella schemaläggningen i TimePlan, där man kan vara mer detaljerad, hur lång tid det skall användas till en uppgift och vad den kostar per timme.

Bort med pennor och papper hos Hytek A/S

TimePlan har optimerat de interna arbetsprocesserna och har givit Hytek A/S i Nordjluland ett ökat fokus på marin- och imdustrimarknaderna. De gamla arbetssätten är nu ersatt av TimePlan, det gör den dagliga styrningen mycket mer effektiv.

Fram tills för bara nyligen så användes det papper och pennor och en whiteboard för att hålla koll på arbetsuppgifterna och de timavlönade medarbetarna hos Hytek A/S i Sindal och Fredsikshavn. Verksamheten levererar kundspecifika totallösningar inom hydralik och mekanik både inom- och utomlands.

Tom Samson (till vänster) visar Henrik Dam, konsult Hjørring Erhvervscenter och Allan Hejslet, projektledare i MARCOD TimePlan in action.

Tom Samson viser Henrik Dam, konsulent Hjørring Erhvervscenter og Allan Hejslet, projektleder i MARCOD TimePlan i brug.
Hyteks produktivitet er blevet optimeret, da de nu har fået større overblik over deres forskellige projekter og medarbejdere via TimePlan

TimePlan optimerar vår produktivitet

”TimePaln ger oss en uppdaterad överblick av vilka projekt våra medarbetare arbetar med just nu. Vi kan sitta var som helst i världen och följa allt. TimePaln visar oss vilka kompetenser våra anställda har, inklusive certifieringar. Vi kan skicka rätt personer till rätt plats och omfördela om det skulle behövas, säger Tom Samson, driftsdirektør for Hytek A/S.

Morderniseringen av Hytek A/S IT-system med TimePlan betraktas av Allan Hejslet, projektledare i MARCOD för det Maritima Tillväxtprogrammet, som ”en optimal plan för att få ut det bästa av de nya marknadsmöjligheterna.”

Industrier i 25+ länder använder TimePlan

”Jag är väldigt visuellt lagd, och med TimePLan kan jag lägga in allt i boxar och färger. Alla medarbetare visas på en stor skärmbild. TimePlan ser till att de får sina timmar de skall ha under en sexveckorspersiod.”

Robert Bruun Mariager

Operations Coordinator

ARC Genbrugsstationer

Kund sedan 2003

© Copyright 1995–
All Rights Reserved

CVR 25281462

 

Hotell och restaurang

Hotell och restaurang

Schemaläggning för hotell, catering
och restauranger

Flexibel schemaläggning för ledande hotellkedjor och restauranger

Stora hotellkedjor, cateringverksamheter och restauranger över hela Europa använder TimePlan till schemaläggning, tidrapportering och Personaladministration.

Avdelingsledare som tex. restaurangchefer och rengöringchefer har full kontroll över deras område i TimePlan. Schemaläggare kan lägga scheman och göra en prognos för att optimera deras bemanning. 

Receptionister, cateringmedarbetare och rengöringspersonal kan stämpla in och ut i TimePlan för att registrera deras arbetstider och kolla sitt schema och meddelanden på deras smartphones.

Automatiska lönefiler för löneavdelningen

HR-personalen kan hålla koll på medarbetardokument avtal och medarbetarutveckling – alltihop i TimePlan.

TimePlan förser automatisk löneavdelningen med löndata baserat på scheman, registrerade timmar, frånvaro, övertidsarbete osv.

TimePlan säkrar korrekt schemaläggning, tidsregistrering, exakt löneinformation samt en enkel personaladministration för hotell- och restaurangledningen. Och givetvis glada och nöjda medarbetare.

Scandic Hotels sparar tid och lönekostnader med TimePlan

”TimePlan ger oss en tydlig överblick så att vi håller oss enligt avtalen. Vi sparar arbetstid och lönekostnader varje dag.”

Anette Skjærris
Scandic Hotels
Kund sedan 2005

Scandic Hotels sparer tid och lönekostnader med TimePlan

Scandic Hotels har sedan 2005 använt sig av TimePlan för att hålla koll på arbetstider och lönedata för omkring 2.000 anställda. Kedjan har 230 hotell utfördelat över hela Norden, och TimePlan har sparat Scandic Hotels både tid och lönekostnader.

”Vi har valt TimePlan hos Scandic, för att programmet ger en snabb överblick och för att vi kan på ett enkelt sätt se så att vi följer kollektivavtalen och alla lokala avtal,” säger Annette Skjærris, löneadministratör hos Scandic Hotels.

Hon sitter dagligen med över 200 avtal och lokalavtal, och TimePlan kan hantera allihop. Programmet ser till att avtalen följs för alla anställda och ser också till att online sköts schemaläggningen, tidsregistreringen och HR-administrationen för hela Scandic kedjan.

TimePlan Softwares Bent Dahl Jensen mødes med Peter Lackner, Rick Stobbe og Rasmus Steen som varetager driften af MOXY og Marriott Hotels
MOXY Hotel logo TimePlan

För många eller för få timmar

En av de många avdelningscheferna, som har glädje av TimePlan är Kim Knudsen, F&B Manager hos Scandic Kolding. Han kollar dagligen att medarbetarnas timmar stämmer. ”Jag använder TimePlan i mitt dagliga arbete för att kolla scheman och se lönekostnaderna. Jag skapar också scheman och jämför de faktiska timmarna med min budget,” berättar Kim Knudsen.

”I TimePlan kan jag se hur många timmar en medarbetare har haft på en vecka eller en månad. När räkneverket i TimePlan är gult, så har medarbetaren haft för få timmar och är det gröns så är det perfekt och är det rött så har medarbetaren jobbat för många timmar.”

Tidsregistrering via terminaler

Men det är inte bara ledningen hos Scandic Hotels, som har fått en lättare vardag efter att TimePlan kom. Även de anställda har stor vinning av online schemaläggning och tidsregistrering. Fysiska TimePlan terminaler hos Scandic Hotels registrerar enkelt, när arbetsdagen startar och slutar, och var och en ha sitt eget login.

”Rent praktiskt så kommer jag innanför dörren och så är våra TimePlan terminaler placerade direkt där. När jag ser den så stämplar jag in och när jag går så stämplar jag ut,” berättar Anne Dorthe Hjort, restaurant supervisor hos Scandic Kolding.

MOXY Hotels anvender TimePlan som et ledelsesværktøj, der sikrer korrekt bemanding på alle hoteller og sparer både tid og lønkroner
MOXY Hotel logo TimePlan

Överblick över semester och kompsaldon

”Vi kan logga in i vår TimePlan och se om vi har komp kvar eller inte. Innan vi dick TimePlan så var vi tvungna att gå till vår cher och han skulle i sin tur bläddra igenom alla papper för att hitta infon. Nu har vi allt i TimePlan,” säger Anne Dorthe Hjort.

Scandics huvudkontor i Danmark administrerar lön för 2 000 anställda varje månad. Annette Skjærris berättar: ”Vi som sitter på löneavdelningen har i alla fall fått ett tiktigt uppsving genom att gå från Excelark till TimePlan. I Excel satt vi och skrev in manuellt, med stor risk för fel. Nu kan vi få all information och timmar exporterat direkt över från TimePlan till vårt lönesystem med ett par klick.”

Annette Skjærris tvivlar inte: ”Sedan vi fick TimePLan har vi sparat riktigt mycket pengar. Både genom avtal och manskraft”

Industrier i 25+ länder använder TimePlan

”Vi bytt till TimePlan för att programmet ger oss mer korrekta siffror. TimePlan har många fler funktioner än vårt tidigare system och hjälper oss att driva vårt företag bättre.”

Marlene Melstrup

COO

Sunset Boulevard

 

© Copyright 1995–
All Rights Reserved

CVR 25281462

 

Nöjen

Nöjen

Online schemaläggning för
nöjesparker

Flexibel schemaläggning av timanställda och säsongsarbetare

Många av TimePlans kunder inom nöjesparks- och underhållningsbranchen anställer säsongsarbetare år efter år.

I TimePlan kan de återanvända scheman från tidigare år och använda dessa för gamla eller nya medarbetare. Där med så behöver man inte börja om på nytt o lägga nya scheman varje år.

Alla timmar registreras korrekt

Nöjesparker är normalt sätt öppna på kvällarna och helgerna, där det gäller speciella arbetsmarknadsregler för tillägg och övertid. TimePlan säkrar att alla arbetstimmar är registrerade korrekt via en sign-in terminal eller TimePlans Web App.

Medarbetarna kan utföra sitt arbeta väl medvetna om att alla timmar blir registrerade och att alla regler följs. Ledningen sparar tid och besvär varje dag med en lätt personaladministration i TimePlan och en automatisk överföring av löneinformation till lönesystemet.

Resultatet är nöjda medarbetare, ett ökat fokus på underhållningen och upplevelserna och mer tid till att ge gästerna bra service.

TimePlan och ProLøn håller koll på medarbetare, scheman och lön

“Vi sparar mycket administrationskostnader genom att ha ett system som går 360 grader. Scheman, anställningar, timmar och lönekörning är känsliga ämnen, och det håller TImePLan och ProLøn koll på.”

Detta är Michel B. Nielsens ord, en av de två direktörerna för Djurs Sommerland i Nimtofte. Han tog över Nordens största sommarland tillsammans med sin bror Henrik efter sin pappa år 1996, och på den tiden så gjordes alla scheman för ca: 200 medarbetare i Excelark.

”Det kunde vi inte hålla koll på. Vi hade behov för en visuell bild av vilka det var som skulle aarbeta och vad det kostade,” berättar Michael B. Nielsen

Hos Rush Trampolinpark kan medarbejderne selv bytte deres vagter via TimePlans Web App

Designat efter vårt behov

År 2001 valde Djurs Sommerland schemaplaneringssystemet TimePlan och på en gång kom ProLøn på banan. Lönesystemet skulle matcha TimePlans uppbyggnad av avdelningsstruktur och det skulle vara en direkt integration, så att man kunde ha en och allt i en databas redan från början.

”Jag upplevde en stor flexibilitet och hög service från både TimePlan och ProLøn. Setupen böev designad efter vårt behov, och integrationen medllan båda systemen har kört från dag ett,” säger Michael B Nielsen.

De senaste 17 åren har TimePlan och ProLøn hållt koll på medarbetare, scheman och lön för Djurs Sommerland, som idag har 650 medarbetare. Michael B. Nielsen är känd för sitt engagemang och hands-on approach för den dagliga driften och cheferna, och 2010 blev han korad till Danmarks Bästa Boss av TV2:s domarpanel.

Överblick i vardagen

“TimePlan och ProLøn optimerar våran administrationsbörda och ger oss en inblick i vardagen Vi har en medarbetare som kör lön för 650 anställda, och vi kan skapa lönebudgetar i TimePlan och jämföra dem med faktiska siffror,” säger Michael B. Nielsen.

Han framhäver att digitaliseringen och automatiseringen av TimePlan och ProLøn genom åren har gjort personaladministrationen i vardagen säker och ”extremt enkel”.

”Vi använder samma schemamallar år efter år i TimePlan och justerar dem utifrån helgdagar och besöksantal. 85% av våra medarbetare återkommer varje säsong, och anställningskontrakten kan förnyas på ett par få sekunder med Elektronisk signatur i TimePlan.”

Medarbejderne hos Rush kan se deres vagtplan på mobilen og bytte vagter indbyrdes

Pass till salu i mobilen

När Djurs Sommerland lägger ut sina scheman, kan medarbetarna se sina pass i TimePlans WebApp på smartphones och tablets.

”Medarbetarna kan själva sälja ut sina pass på mobilen och de kan också önska lediga pass och skicka meddelanden till varandra. Vi sparar extremt mycket tid och administration, och kan kommunicera enklare med medarbetarna,” säger Michael B. Nielsen.

Han förklarar att när en anställd kommer till sitt arbetspass på Drage Kongen ruschkana, så stämplar hen in och ut via en TimePlan terminal vid informationsdisken. TimePlan registrerar alla timmar som i sin tur tar höjd för kollektivavtal, tillägg, semester och annan frånvaro. Var 14e dag godkänns stämplingarna av en avdelningschef hos Djurs Sommerland, och bokföringsassistenen genomför en extra check i TimePlan, innan timmarna skickas till lönekörningen i ProLøn med ganska få klick.

År 2017 hade Djurs Sommarland det högsta besöksantalet någonsin med över 808 000 gäster. Michael B. Nielsen förväntar sig att under 2018 så blir det lika mycket efter lanseringen av de nya åkattraktionerna Safaribussen och Jungle Rally.

Industrier i 25+ länder använder TimePlan

”Med TimePlans Web App kan vi kommunicera ut lediga arbetspass till 20 biologi- och veterinärstudenter, som hjälper oss vid speciella events.”

Louise Nordbjerg Bach

Formidlingskoordinator

Copenhagen Zoo

Kund sedan 2007

© Copyright 1995–
All Rights Reserved

CVR 25281462

 

Transport och logistik

Transport och logistik

Schemaläggning för flygplatser, färjor
och annan transport

Smidig schemaläggning av personal och uppgifter

Att planera och hålla koll på arbetstimmar på en flygplats, på färjeturer och distributionsfirmor kan vara en stor utmaning, när man färna vill bemöta kundernas krav och förväntningar. Allting får väldigt snabbt i vardagen.

Lyckligtvis har TimePlan gjort det lätt för transportbranchen över hela Europa, så att de kan lägga scheman online, hålla koll på arbetstimmar och har tillgång till viktiga analyser och administrationsverktyg dygnet runt.

Hold styr på vagtplan, arbejdstimer og fremmøde med TimePlans Web App

Kollektivavtal och arbetsrätt

Alla scheman i TimePlan tar höjd för kollektivavtal och lokala arbetsmarknadsregler. Räkneverket varnar dig direkt om du är på väg att ge en medarbetare för många elelr för få arbetstimmar.

TimePlan hjälper dig också med att undgå att betala för onödigt övertidsarbete, och programmet håller koll på frånvaro, semester och kompledighet.

Resultatet är en lättare arbetsdag, nöjda medarbetare, reducerade lönekostnader och en bättre överblick för cheferna i vardagen.

Flying High med H.C Andersen och TimePlan

När du drar iväg mot söderut från Hans Christian Andersens Airport (HCA) i Odense, hjälper TimePlan till med att säkra att flygplatspersonalen är redo att hälsa dig välkommen. HCA har nämligen använt TimePlan för att registrera arbetstider sedan februari 2016.

– Vi hörs om TimePlan genom Esbjerg flygplats och förstod snabbt att andra danska flygplatser använder sig av systemet säger Johnny Svensson, som är IT-avsnarig hos HCA.

– Vi har en hel del komplicerade avtal och våra medarbetare arbetar på annorlunda tider utefter flygavgångarna. TimePlan beräknar automatiskt alla nödvändiga tillägg, och under ”Funktioner” kan vi se vem det är som har vilken arbetsuppgift på vilka avgångar, berättar Johnny Svensson.

TimePlan sikrer, at medarbejdernes forskellige overenskomster bliver overholdt hos HCA Airport
Johnny Svensson fra HCA Airport er glad for TimePlans vagtplanlægning, tidsregistrering og HR administration

Schemat på mobilen

HCAs medarbetare registrerar sina arbetstider i TimePlan via fingeravtryck på sign-in terminaler.

– Medarbetarna kan se sina scheman på sina mobiler och byta pass i TimePlan. Det är extra smart för dem som inte arbetar på flygplatsen dagligen, utan rings in i samband med flygavgångarna, säger Johnny Svensson

Nästa steg för HCA blir till att skicka data från TimePlan direkt till det kommunala lönesystemet som HCA använder. TimePlan integrerar med alla lönesystem.

– Vi har haft mycket kompetent vägledning från TimePlan supporten genom hela implementeringen. Våra inställningar är lite speciella pga de många och olika avtalen. Supporten har också varit lätta att få tag på och redo att hjälpa till säger Johnny Svensson.

Industrier i 25+ länder använder TimePlan

Kund

”Våra anställda kan se sina scheman på sina mobiltelefoner och byta arbetspass via TimePlan. Detta är en mycket bra funktion för de medarbetare som inte arbetar på flygplatsen varje dag utan som rings in för att hjälpa till med flygavgångarna”

Johnny Svensson

Head of IT

Hans Christian Andersen Airport

© Copyright 1995–
All Rights Reserved

CVR 25281462